كيف تبدئين العمل في مجال تنظيم الحفلات والمؤتمرات؟

كيف تبدئين العمل في مجال تنظيم الحفلات والمؤتمرات؟

مجال تنظيم الحفلات والمؤتمرات

يُعد العمل في مجال تنظيم الحفلات والمؤتمرات واحدًا من الأعمال التي تتطلب التخطيط المُسبق والتي قد يحتاج بعضها إلى التخطيط قبل ستة أشهر أو حتى قبل سنة من عقده، وبالرغم من صعوبة العمل في هذا المجال لوجود العديد من المهام المجدولة والمطلوب تسليمها في موعدها إلّا أنّ اتباع بعض الخطوات المحددة والمفصلّة في هذا المقال ستعطي فكرةً واضحةً لما يجب العمل به والتركيز عليه لتيسير تنظيم الحفلات والمؤتمرات[١].


كيف تبدئين العمل في مجال تنظيم الحفلات والمؤتمرات؟

في حال أردتِ العمل في مجال تنظيم الحفلات؛ ستُناط إليكِ العديد من المهام التي تبدأ يوم الحفل المقرر وتنتهي حال خروج العريس والعروس لقضاء شهر العسل، وفيما يأتي نعرض لكِ بعض الخطوات التي تساعدكِ للبدء بالعمل في مجال تنظيم المناسبات العامة والحفلات والمؤتمرات[٢]:

  • حضّري مكتبًا للعمل وجهاز لابتوبًا بسعة تخزينيّة عالية ويستحسن أن تستأجري مساحةً صغيرةً لتنطلقي في تحضير الحفلات وعقد الصفقات مع العملاء ويفضّل أن تجهزي مبلغًا صغيرًا كرأس مال للنفقات الطارئة وصرفها على بائعي المشتريات ومستحقيها.
  • أنشئي صفحات على مواقع التواصل الاجتماعي لتساعدكِ على التسويق وكسب العديد من الصفقات ومن الجدير بالذكر أنّ التوصيات الشفهية تُعد أفضل أداة في عالم التسويق التي يمكنكِ استخدامها مع العميل.
  • اختاري عملاءك بعناية وكوني مستعدّةً لكسب الأرباح؛ إذ إنّ منظم الحفلات يكسب نسبة ربح تتراوح بين 10- 15% من إجمالي ميزانية حفل الزفاف.
  • يتطلب التخطيط للحفلات والمؤتمرات حس الإبداع ومهارات إدارة الحضور والوقت والعمل ضمن ساعات مطوّلة؛ لذلك عليكِ أن تنمّي هذه المهارات جيدًا وأن تحضّري لها مسبقًا.


مهارات تحتاجينها لتنجحي في مجال تنظيم الحفلات والمؤتمرات

إنّ نجاحكِ في إعداد خطة الزفاف وتنظيمها أو أي مؤتمر لا يعني حصولكِ على الخبرة الكافية للإمساك بزمام الأمور برمّتها إذ توجد العديد من المهارات الضرورية للنجاح دومًا عليكِ بها، ونعرض لكِ فيما يأتي بعضًا منها[٣]:

  • كوني هادئةً: إذ إنّ العمل في تحضير حفلات الزفاف يُلزمكِ أحيانًا الصدام مع العرائس المرهقات والمزعجات في بعض الأحيان فيجب عليكِ أن تكوني هادئةً وصبورةً وإلّا إياكِ والخوض في هذا المجال مطلقًا.
  • 'كوني ساحرةً: بمعنى أن تكوني ذكيّةً ومهذبةً عند التعاقد مع العروسين لتنظيم زفافهما فبذلك تحصلين على مردود مالي يفوق توقعاتكِ لما يجدانه من لطف عند التحدّث معكِ.
  • مهارة التفاوض: يجب عليكِ أن تنمي مهارة التفاوض للحصول على أفضل سعر يناسب قدراتكِ ويلبي احتياجات الزفاف ويبقيكِ رابحةًَ للصفقة بعيدًا عن أي احتمال للخسارة.


تجنّبي هذه الأخطاء عند تنظيمكِ للحفلات والمؤتمرات

يقع العديد من منظمي الحفلات في بعض الأخطاء التي تعيق عملهم في تنظيم الحفلات والمؤتمرات، ونضع لكِ أبرز هذه الأخطاء فاحذريها عند العمل[٤]:

  • عدم التفكير كصاحبة عمل والتفكير بتهور بعيدًا عن عالم الأعمال.
  • عدم وضع خطة عمل أو تحضير أو إعداد الأسئلة الأولية وإجاباتها في تنظيم الحفلات والمؤتمرات.
  • عدم الحصول على المعرفة الكافية عن سوق الحفلات على الصعيد المحلّي.
  • التقليل من شأن الجانب العاطفي لحفلات الزفاف التي طالما استنفدت مشاعر العروسين.
  • عدم الالتزام بالأنظمة وخطة العمل في حال نصبها وترك الأمور تجري دون تحرٍّ لها.


المراجع

  1. "how-to-organise-a-conference", billetto, Retrieved 18-6-2020. Edited.
  2. "How to Start a Wedding Planning Business", entrepreneur, Retrieved 18-6-2020. Edited.
  3. "skills-needed-to-become-a-wedding-planner", weddingdaysparklers, Retrieved 18-6-2020. Edited.
  4. "wedding-planner-mistakes", weddingsforaliving, Retrieved 18-6-2020. Edited.