مكونات نظام المعلومات

ما مكونات نظام المعلومات؟

نظام المعلومات يعمل على جمع البيانات والمعلومات وتنظيمها، ولنظام المعلومات 5 مكونات هي^[١]:

الأجهزة والشبكات

وهي جميع الأجهزة التي تدخل في نظام المعلومات مثل أجهزة الحاسوب وما معها من ملحقات مثل لوحة المفاتيح ومحركات الأقراص الخارجية، وأجهزة التوجيه أو الهواتف الذكية، تعمل هذه الأجهزة ومع توفر الإنترنت على استقبال البيانات والمعلومات ونقلها.

البرمجيات

وهي التي تعطي الأجهزة فائدتها، وتنقسم هذه البرامج لنوعين، برامج النظام، مثل أساسي من برنامَج النظام هو نظام التشغيل، مثل: Windows أو iOS وغيرها من أنظمة التشغيل، الذي يدير تشغيل الجهاز ويؤدي مهام محددة، والنوع الثاني البرامج التطبيقية، مثل برامج جدول البيانات أو إنشاء مستند أو تصميم صفحة ويب.

الاتصالات

وهي الأداة التي توصل الأجهزة ببعضها تشكيل شبكة النظام، يمكن أن تكون الاتصالات بواسطة الأسلاك، مثل كبلات (Ethernet) أو الألياف الضوئية، أو الاتصالات اللاسلكية، مثل شبكة (Wi-Fi)، وتقسم الشبكات حسب المنطقة التي تغطيها إلى شبكة محلية، تربط منطقة معينة مثل مكتب أو مدرسة، من خلال شبكة المنطقة المحلية (LAN اختصار لـ Local Area Network)، أو شبكة واسعة النطاق (WAN اختصار لـ Wide Area Network) التي تغطي منطقة واسعة، ويمكن اعتبار الإنترنت نفسها شبكة من الشبكات.

قواعد ومخازن البيانات

وهذا الجزء الذي توجد فيها المادة الأساس أي البيانات، وفي هذه الجزء من نظام المعلومات تُجمَع البيانات وتُخزّن، مع إمكانية استرجاعها من خلال الاستعلام عنها باستخدام معيار محدد أو أكثر، وتوجد البيانات في قواعد البيانات بجميع الأشكال التي تحتاجها المؤسسة من المواد الخام للبيانات بعد المعالجة، وقد اكتسبت قواعد البيانات ومستودعات البيانات أهميةً أكبر في أنظمة المعلومات مع ظهور مفهوم "البيانات الضخمة"، وهو مصطلح يشير إلى الكميات الهائلة من البيانات التي يمكن جمعها وتحليلها والإجراءات.

الموارد البشرية

وهم الأشخاص الذي يشغلون ويديرون النظام، ويتّبعون الإجراءات التي تُحوّل المعرفة في قواعد البيانات الضخمة ومستودعات البيانات.

مكونات نظام المعلومات الإدارية

يتكوّن نظام المعلومات الإدارية من 5 مكونات رئيسية تعمل معًا لتحقيق كائنات الأعمال، وهذه المكونات^[٢]:

• الأشخاص، وهم المستخدمين لنظام المعلومات لتسجيل المعاملات التجارية اليومية، وهم أشخاص مؤهلون لذلك، مثل المحاسبين ومديري الموارد البشرية، وعادةً ما يكون لدى قسم تكنولوجيا المعلومات والاتصالات موظفوا الدعم الذين يضمنون أن النظام يعمل بطريقةٍ صحيحةٍ.
• إجراءات العمل، وهي الممارسات التي توجه المستخدمين وجميع المكونات الأخرى حول كيفية العمل بكفاءة، وتتطور هذه الإجراءات من قبل المستخدمين، والاستشاريين.
• البيانات، وهي المعاملات التجارية اليومية المسجلة، فمثلًا يجمع البنك البيانات من الإيداع والسحب وما إلى ذلك.
• الأجهزة، وهي أجهزة الحاسوب، والطابعات، وأجهزة الشبكات وغيرها، والتي تسرع معالجة البيانات وتحويلها إلى معلومات، وما أضافته هذه الأجهزة لنظام المعلومات ومعالجة البيانات.
• البرامج، وهي ما يعمل على الأجهزة، وتقسم لنوعيين هما برامج النظام وهو نظام التشغيل، مثل Windows و Mac OS و Ubuntu وغيرها، وبرامج التطبيقات التي تساعد في إنجاز مهام العمل مثل: برنامَج كشوف المرتبات، والنظام المصرفي، ونظام نِقَاط البيع وما إلى ذلك.

مكونات نظام المعلومات الإنتاجي

يهدِف نظام المعلومات الإنتاجي لتقديم المعلومات بالكم والمستوى المطلوب لاتخاذ قرارات[١]المؤسسة والقرارات المتعلقة بالإنتاج، ومكوناته هي^[٣]:

• الإنتاج، وهي العملية التي يتم من خلالها إنشاء السلع والخدمات، وذلك من خلال الجمع بين العاملين والآلات والمواد معًا كمدخلات للحصول على المخرجات المطلوبة.
• المعلومات، وهو المدخل الأساسي والرئيسي في نظام المعلومات، وهذه البيانات هي ما تعالج مما يساعد الإدارة على اتخاذ القرارات، ترتبط قيمة المعلومات بعملية صنع القرار.
• النظام، وهو مجموعة مكونة من الأشخاص والأشياء وإجراءات العمل داخل بيئة معينة تتفاعل معًا لإنجاح هدف النظام، يمكن تصور كل منظمة كنظام يتألف من أقسام مختلفة كنظم فرعية.
• نظام الإنتاج، وهي المكونات المختلفة لعملية الإنتاج من المدخلات مثل عمالة أو مواد أو مُعَدَّات أو منشآت أو معلومات وغيره، ومخرجات وهي الخدمة والمخرج النهائي، وعمليات المعالجة التي تحدث على المدخلات لتحويلها لمنتجات.
• نظام المعلومات، وهو ما يعتمد على هدف الشركة أو هدف إنشاء النظام مثل تحسين الإنتاج من خلال تحديد التباين إذ يمكن مراقبتها من كثب، ويتفاعل نظام المعلومات مع الأحداث الهامة لحلها وتطوير أجزاء النظام.

مكونات نظام المعلومات المالي

يتكوّن النظام المالي هذه المكونات هي^[٤]:

• الأشخاص، وهم مستخدموا نظام المعلومات المحاسبي من محاسبين ومديرين ومحللي البيانات، والاستشاريين والمدققين وكبار المسؤولين الماليين، وهؤلاء جميعًا يعملون ضمن النظام، فمثلًا عندما تحدد الشركة هدف المبيعات، يستطيع الموظفين طلب الكَمّيَّة المناسبة من المخزون ثم يأمر المخزون بإعلام قسم المحاسبة بمستحق دفع جديد.
• الإجراءات والتعليمات، وهي الطرق التي تستخدم لجمع البيانات وتخزينها واسترجاعها ومعالجتها، وتقسم الطرق ليدوية وآلية، فمثلًا عندما تأتي البيانات من المصادر الداخلية والخارجية، ترمز الإجراءات والتعليمات في برنامَج نظام المعلومات المالي، ومع ذلك، يجب أيضًا ترميز الإجراءات والتعليمات في الموظفين عن طريق التوثيق والتدريب، يجب اتباع الإجراءات والتعليمات باستمرار حتى تكون فعالة.
• البيانات، يجب أن يحتوي نظام المعلومات المالي على قاعدة بيانات لتخزين المعلومات، مثل لغة الاستعلام البنائية (SQL) وهي لغة حاسوب شائعة الاستخدام لقواعد البيانات، مما يساعد في إعداد التقارير، وهذا البيانات تدخل للنظام بواسطة شاشة إدخال مختلفة لأنواع مختلفة من مستخدمي النظام وإدخال البيانات، وتجرى عليها عمليات معالجة لإخراج بيانات مختلفة لتلبية احتياجات المستخدمين وأنواع مختلفة من المعلومات، والبيانات مالية ذات صلة بممارسات أعمال المنظمة، وكل ما يؤثر على الشؤون المالية للشركة.
• البرامج، وهي برامج الكمبيوتر المستخدمة لتخزين واسترجاع ومعالجة وتحليل البيانات المالية للشركة.
• البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات، أي الأجهزة المستخدمة لتشغيل نظام المعلومات المحاسبي، مث الأجهزة الحاسوبية، والأجهزة المحمولة، والطابعات، والخوادم وغيرها.
• الضوابط الداخلية، وهي الإجراءات الأمنية لحماية البيانات المهمة والحساسة، وهي أيضًا التدابير الأمنية وبروتوكولات الأمان وطرق المصادقة من كلمات مرور وأجهزة، والمصادقة البيومترية المستخدمة لحماية هذه المعلومات الحساسة.

مكونات نظام المعلومات التسويقي

مكونات نظام المعلومات التسويقي هي ذاتها مكونات أي نظام لكنها تختلف في أهدافها^[٥]:

• أنظمة إعداد التقارير الداخلية، وهي سجلات البيع والشراء للمنتجات وإيصالات الدفع.
• أنظمة أبحاث التسويق، وهي ما تقوم به الشركة من دراسات وجمع بيانات لحل مشكلة تسويقية، ولمراقبة بيئة التسويق باستمرار.
• أنظمة ذكاء التسويق، وهي مجموعةٌ مركبةٌ من الإجراءات ومصادر البيانات التي يستخدمها مديروا التسويق لتصفية المعلومات التي تأتي من البيئة الخارجية للمساعدة في صنع القرار.
• نماذج التسويق، وهي وسيلة لتفسير البيانات التسويقة للمساعدة في اتخاذ القرارات.

ما آلية عمل نظام المعلومات؟

نظام المعلومات هو مجموعة من العمليات والمكونات المترابطة تساهم في دعم قرارات المؤسسة وتدعم عملها، لذا تقوم الشركة بجمع البيانات والمعلومات من مصادرها الخارجية والداخلية، ثم تعالجها وذلك بإدخالها للنظام وتصنيفها وترتيبها وغير ذلك من الطرق، ثم تخرجها بأشكال مفهومة، مثل التقارير، والأشكال البيانية، وعلى هذه الأساس تتخذ الشركة قرارتها، ثم تأخذ رأي البيئة الخارجية عن عملها لتحسينها وإصلاح العيوب^[٦].

تعرفي على إيجابيات استخدام نظام المعلومات

من إيجابيات استخدام نظام المعلومات في الشركات^[٧]:

• المساعدة في اتخاذ القرارات وتوفير الجهد، لتوضيح وحل المشكلة، ودراسة النتائج المحتملة عن القرار المُتّخذ.
• تطوير أنظمة المؤسسة ورفع أدائها؛ وذلك بالرقابة المستمرة وكشف الأخطاء، بعد ذلك تتّخذ القرارات التصحيحية والعلاجية، وهذا ما يُخفّض نسبة الوقوع في الخطأ.
• التنسيق بين مختلف أجزاء المنظمة؛ وذلك من خلال توفير مختلف المعلومات المتعلقة بكافة المستويات التنظيمية ومختلف الوظائف وهذا لإعطاء صورة واضحة ومتكاملة عن المؤسسة.

المراجع

1. ↑ Erik Gregersen, " 5 Components of Information Systems ", britannica, Retrieved 25/4/2021. Edited.
2. ↑ " Components & Role of MIS (Management Information System) ", guru99, Retrieved 25/4/2021. Edited.
3. ↑ "Essay on Production Information System | Production Management", businessmanagementideas, Retrieved 25/4/2021. Edited.
4. ↑ By Amy Fontinelle (10/5/2020), " Introduction to Accounting Information Systems (AIS)", investopedia, Retrieved 25/4/2021. Edited.
5. ↑ " Marketing Information Systems", fao, Retrieved 25/4/2021. Edited.
6. ↑ " What exactly is an information system how does it", coursehero, Retrieved 25/4/2021. Edited.
7. ↑ خالد رجم، نظام المعلومات، صفحة 15. بتصرّف.