أساسيات تنظيم الحفلات والمناسبات

بواسطة: - آخر تحديث: ١٥:٠٣ ، ١٨ يونيو ٢٠٢٠
أساسيات تنظيم الحفلات والمناسبات

لماذا يجب عليكِ تنظيم الحفلات والمناسبات؟

تميل الكثير من العائلات إلى تنظيم مناسباتها الخاصة على اختلافها، وكذلك الشركات التي تميل لتنظيم جميع أنشطتها مع الموظفين والعملاء، وقد تكونين أنتِ أيضًا من الأشخاص اللذين يتطلعون لتنظيم مناسبة خاصة كحفلة تخرج أو عيد ميلاد، والسبب يعود وراء ذلك لما تتيحه فرصة التنظيم هذه من توفير في وقتكِ وجهدكِ والتكاليف التي ستقع على عاتقكِ، من خلال عمل قائمة بكل ما تحتاجينه من أجل المناسبة والمقارنة بالأشياء التي تمتلكينها والتي تحتاجين شراءها، فتُتاح لكِ الفرصة لزيارة المتجر مرة واحدة لإحضار ما تحتاجينه بدلًا من هدر الوقت في أكثر من زيارة، كما تقلل وقت وتكاليف الزيارة المنزلية لكل شخصٍ على حدة لدعوته للحضور، كما تساعد فكرة التنظيم للمناسبة على تقوية العلاقات مع الأشخاص؛ إذ يضيف اتصالكِ بهم أو إرسالكِ بطاقة دعوة لهم معنىً لتقديرهم واحترامهم وإظهارًا لرغبتكِ في دعوتهم الخاصة للحضور، وهذا من شأنه أن يقرب العلاقات ويبني لكِ شبكة مميزة من الأصدقاء والأشخاص المقربين لكِ، اما إذا كنتِ تعملين في شركة، وقررتِ القيام بنشاط معين أو حدث، ففكري في تنظيمه وإدارته مسبقًا لأن هذا بدوره سيبني علاقات قوية مع عملاء شركتكِ، ويساعد في تطوّر العلاقات التجارية وبناء علاقات جديدة أيضًا، كما يحفز الموظفين، ويساعد تنظيمكِ مثل هذه الأنشطة في بناء سمعة جيدة لشركتك وتعزز من أهدافها وقيمها ورسالتها، كما توفر الوقت والتكاليف على الميزانية العامة[١].


تعرّفي على أساسيات تنظيم الحفلات والمناسبات

سنتطرق في هذا الباب إلى أساسيات تنظيم الحفلات والمناسبات، إليكِ ذلك[٢]:


من وماذا؟

عليكِ عند التفكير بإقامة حفلة أو مناسبة ما أن تقضي جزءًا من وقتكِ في سؤال لمن هذه الحفلة؟ ومن سيحضر هذه الحفلة؟ وماذا ستكون مناسبة هذه الحفلة؟، إذ تتعدد أسباب إقامة الحفلات وتبعًا لذلك يتحدد عدد الأشخاص المدعوين، فقد تكون حفلة عيد ميلاد، أو حفلة ذكرى زواج، أو حفلة خطوبة، أو حتى حفلة ذات مناسبة خاصة لإحدى العائلات، وهذا بدوره يساعدكِ على بناء تصور كامل عن الحفلة كيف ستبدو.


الوقت

عليكِ التفكير في وقت الحفلة التي ستقيمينها، وتأخذي هذا الموضوع على محمل الجد، فقد تضطرين أحيانًا لتوجيه وقت المناسبة إلى أيام العطل الرسمية أو نهاية الأسبوع تبعًا لأوقات من توجهين لهم الدعوات، أو قد تضطرين لإقامتها في وقت قريب من تاريخ المناسبة بغض النظر عن المدعوين كحفلة عيد ميلاد مثلًا، وبعد هذا عليكِ التفكير في الوقت المناسب لها من النهار، فقد تكون مساءً إذا كانت حفلة عائلية لمناسبة خاصة، أو في أوقات النهار إذا كانت حفلة عيد ميلاد لطفل، لأن الأطفال يرغبون في أنشطة خارجية أثناء المناسبة، أو قد تكون في أوقات الظهيرة لحفلة عائلية للشواء في مكان مفتوح، كما عليكِ أن تحددي مدة الحفلة، أي وقت البدء والانتهاء، فهذا جزء مهم لإتاحة الفرصة للمدعوين في تنظيم أمورهم ليتمكنوا من الحضور في الموعد.


الميزانية

يُعد جزء تكاليف المناسبة الأكثر أهمية، إذ إن معرفتكِ لأهم الأمور التي تودين اقتناءها في الحفلة يسهل عليكِ الكثير، ويساعدكِ في اتخاذ قرارات سريعة ومحددة بخصوصها، فجهزي ورقتكِ وقسمي الأشياء إلى فئات كالمكان والطعام والمشروبات والأنشطة الترفيهية، وابدئي بالتفكير بإقامتها بأقل التكاليف وأكثرها إبداعًا، إذ إن مقدار الميزانية لا يدل على كفاءة الحفلة من عدمها، فيمكنكِ إضافة لمساتكِ الرائعة وتحويلها من مجرد حفلة عادية إلى أكثر تميزًا، وإليكِ بعض الطرق التي تساعدكِ على توفير التكاليف:

  • يمكنكِ استعارة أشياء من الأصدقاء مثل الكراسي والطاولات، وبعض الأدوات التي قد تحتاجينها في أنشطة للأطفال.
  • يمكنكِ إقامة الحفلة في منزلكِ بدلًا من استئجار صالة أو حديقة.
  • يمكنكِ تحضير وجبات طعام ومشروبات على قدر المدعوين دون المبالغة في إعداد مائدة، يُهدَر معظم ما فيها.
  • أما فيما يتعلق بحفلات الأطفال، فيمكنكِ المشاركة مع عائلة أخرى من عائلات أصدقاء طفلكِ وإقامة حفلة جماعية، مما يضيف المتعة والفرح ويُخفض التكاليف.


المكان

فكري في المكان الذي ستُقام به حفلتكِ، واربطي ذلك بعدد المدعوين، وما هو الطقس المحتمل، وما هي التسهيلات التي قد تحتاجينها، وما هي وسائل الترفيه التي قد تكون لديك، لأن هذا سيجعلكِ تفكرين باقتراحات عدة وبما يتوافق مع ميزانيتك.


قائمة الضيوف

عليكِ بجلسة عصف ذهني لتتأكدي من الأشخاص اللذين تودين دعوتهم، فقد تلجئين أحيانًا لتقليل العدد نظرًا للمكان أو لطبيعة المناسبة، وبعد أن تتأكدي من ضيوفكِ، وجهي لهم دعوات الحضور إما بالاتصال أو ببطاقة دعوة واطلبي منهم تأكيد الحضور، لأن هذا سيساعدكِ على معرفة ظروفهم والهيئة التي ستقام عليها حفلتك.


اختيار نمط خاص للحفلة

من الجميل أن تتركي طابعًا خاصًا لحفلة مميزة، فقد تطلبين من المدعوين ارتداء لون معين أو شكل لباس خاص، وقد تحددين فكرة الطعام والشراب ليعود لشيء معين، فقد تقررين إعداد مأكولات إيطالية مثلًا أو تحضير وجبات بناءً على رغبة الحضور، ولا تنسي ترك أطعمة ومشروبات ملائمة للأطفال إن كانوا جزءًا من حفلتكِ.


الترفيه

بالتأكيد أنكِ ترغبين في أن تكون الحفلة ممتعة وتجذب انتباه الجميع، وهذا لن يكون إلا بإضافة النشاطات الترفيهية المناسبة لكل الأعمار الحاضرة، سواء الكبار أو الأطفال، فقد ترغبين بمهرج للأطفال، أو ساحر لألعاب خفية، أو موسيقى تثير إعجاب الحضور.


نصائح لكِ لتنظيم الحفلات والمناسبات

عند تحضيركِ للحفلة، توجد أمور كثيرة عليكِ الانتباه لها، إليكِ التالية منها[٣]:

  • اسألي نفسك "متى سأبدأ التحضير للحفلة"، وهذا بدوره يعتمد على طبيعة المناسبة وعدد الحضور والمكان الذي ستختارينه، إذ قد تحتاجين للبدء مبكرًا في التحضيرات حتى لا تنسي شيئًا ويكون كل شيء على أتمه.
  • تأكدي من مكان الحفلة، فعند اختياركِ للمكان، عليكِ التأكد من كافة تفاصيله كنظافته وإضاءته وإعدادات الصوت فيه، وكافة المعدات الأخرى التي قد تحتاجينه تبعًا لاختلاف طبيعة المناسبة وأنشطتها.
  • فكري في وقت إرسال بطاقات الدعوة، فقد جرت عادة التوجيه للحضور قبل أربعة إلى ثمانية أسابيع، لكي يأخذ المدعو وقته الكافي لترتيب أموره، إلا إذا كانت طبيعة الحدث تتطلب إخفاء موعد الدعوة إلى ما قبل 24 ساعة.


من حياتكِ لكِ

أعلم أن جُلّ ما تفكرين فيه هو إقامة حفلة عيد ميلاد مميزة لطفلكِ، كونه العنصر الأهم في حياتكِ على الإطلاق، فإليكِ الأفكار الآتية[٤]:

  • املئي غرفة طفلكِ بالبالونات إذا كان طفلكِ صغيرًا أو قد يمضي جزءًا من وقته في المدرسة، ففكرة ملء غرفته بالبالونات ليتفاجأ بها في يوم ميلاده قد تكون كافية.
  • حفزي طفلكِ لإيجاد هديته، إذ إن أكثر ما يحبه الأطفال هو السعي للبحث عن شيء ما يخصهم ليحصلوا عليه، لذا من الجميل أن تُخفي هديته وتجعلينه يمضي وقتًا للبحث عنها ويجدها.
  • جهزي لطفلك زيًا خاصًا، إذ يحب الأطفال بالعادة شخصيات كرتونية معينة أو شكل فواكه معين، وعند شرائك هذا لطفلكِ وتجسيده له على هيئة لباس خاص له في يوم ميلاده سيضيف له نوعًا من المتعة والفرح.
  • امنحي الفرصة لطفلكِ في المشاركة في ترتيبات حفله الخاص، فمثلًا يشاركك رأيه في قائمة الأطعمة في الحفلة بما يتناسب مع أذواق أصدقائه.
  • امنحي طفلكِ الفرصة لتوجيه دعوة شخصية لبعض من أصدقائه، فمن الجميل أن يستيقظ في ذات يوم ويجد بجانب سريره أو وقت إفطاره مجموعة من البطاقات اليدوية ليقدمها لأصدقائه في المدرسة لحضور حفل عيد ميلاده.
  • جهزي له حمام عيد ميلاد خاص، وامنحيه نوعًا من التزيين الطفولي ليستمتع طفلكِ عند استحمامه.
  • اجعلي التصوير جزءًا مهمًا من الحفلة، فهذا سيساعدكِ على توثيق نمو طفلكِ في مراحله العمرية المختلفة، وبناء ألبوم خاص به ليبقى ذكرى جميلة في حياته.


المراجع

  1. Nicolai Safai (11-10-2018), "Why Do People Organize Events, Anyways?"، medium, Retrieved 18-6-2020. Edited.
  2. Chrissy, "THE 10 CRUCIAL DECISIONS TO MAKE WHEN ORGANISING A PARTY"، organisemyhouse, Retrieved 18-6-2020. Edited.
  3. MAGIX TEAM (26-4-2010), "7 tips from a pro on how to organize a great party"، magazine.magix, Retrieved 18-6-2020. Edited.
  4. Katie M. McLaughlin, "15 Ways to Make Birthdays Special (Without Throwing a Big Party!)"، pickanytwo, Retrieved 18-6-2020. Edited.