كيفية الاستعداد لمكالمة عمل مهمة

بواسطة: - آخر تحديث: ٢١:١١ ، ١٢ يونيو ٢٠٢٠
كيفية الاستعداد لمكالمة عمل مهمة

لماذا تُستخدم مكالمات العمل الهاتفية؟

تتواصل الشركات والأشخاص من خلال وسائل مختلفة، بما في ذلك البريد الإلكتروني والدردشة الحية لكن الاتصال بشخص ما باستخدام الهاتف لا يزال وسيلة أكثر للتواصل رغم أن الطرف الآخر لا يستطيع رؤية وجهك إلا أن صوتك لا يزال بإمكانه التعبير عن الاحترافية والنفوذ في العمل أثناء إجراء المكالمة الهاتفية، إذ يتمتع كلا الطرفين بميزة التفاعل المباشر ويمكنهما تبادل الأفكار على الفور، ولكون عامل الوقت مهمًا في الأعمال فإنه من المهم عدم إضاعة الوقت واستغلال كل ثانية لخدمة العمل[١][٢].


كيف تستعدّين لمكالمة عمل مهمّة؟

يرتكب الأشخاص في الكثير من الأحيان أبسط الأخطاء عند الرد على المكالمات التي يمكن أن يكون لها تأثيرٌ طويل الأمد على العمل، لذا نذكر لكِ سيدتي بعض النصائح لمساعدتكِ على التعامل مع المكالمات الهاتفية باحترافية[٢][١]:

  • اكتبي النقاط الرئيسية التي تحتاجين إلى تغطيتها أثناء المحادثة، وكذلك أي أسئلة تحتاجين إلى طرحها فسوف تساعد هذه الخطوة في إبقاء مكالمتك على المسار الصحيح لا سيما عند شعوركِ بالتوتر.
  • خذي لحظة للاستعداد قبل أن تلتقطي الهاتف، ثم أجيبي على الاتصال خلال ثلاث رنات لتظهري للمتصل أنك مستعدة للإجابة عن أسئلته.
  • تحدثي بنبرة واضحة باستخدام صوت لا بالمرتفع ولا بالمنخفض، وحاولي نطق الكلمات بوضوح حتى يتمكن الناس من فهم ما تتحدثين عنه.
  • استخدمي تحية إيجابية عند الإجابة على المكالمة وقومي دائمًا بتعريف نفسكِ للطرف الذي يرد على الهاتف؛ كي تبدين محترفة قدر الإمكان.
  • اسمحي للمتصل بإعطاء اسمه والشركة التي يمثلها، وإذا لم يفعل ذلك اسأليه أنتِ.
  • ابحثي عن معلومات المتصل، إذ يعد هذا الأمرُ مهمًا بشكل خاص إذا كنتِ لا تعرفين المتصل شخصيًا.
  • حددي الهدف من المكالمة فيمكنكِ تبادل المجاملات بشكلٍ موجز كقولكِ: "كيف حالك؟"، ثم اذكري الهدف بأدب ومباشرة.
  • خذي وقتًا للاستماع وامنحي الطرف الآخر الوقت الكافي للرد على نقاطك وطرح أي أسئلة قد تكون لديه.
  • احذري من المقاطعة إلا إذا اكتشفتِ أن الطرف الآخر ينحرف عن الموضوع المطروح.
  • عليكِ سيدتي مراجعة ما أُنجِز أثناء المكالمة مع الطرف الآخر والتأكد من اتفاق كليكما على ما يجب أن يحدث بعد ذلك لأن الاستماع عنصر رئيسي في التواصل .
  • إذا كانت توجد حاجة إلى اتصال إضافي، قومي بإعداد يوم ووقت محددين لمكالمة هاتفية أو طريقة اتصال أخرى مثل البريد الإلكتروني.
  • أنهي المكالمة الهاتفية عن طريق سؤال العميل إذا ما كان لديه أي أسئلة أخرى، ثم اشكريه على اتصاله وتمني له التمتع بيوم جميل.


انتبهي لمكان عمل المكالمة الهاتفية

يعاني الكثير منا في إيجاد أماكن مريحة وهادئة، ولأن المشكلة الرئيسية في إجراء المكالمات الهاتفية هي الضوضاء؛ لكونها تخلق إزعاجًا للأشخاص المتصلين بكِ فمن المهم أن يكون المكان الذي تختارينهُ سيدتي مكانًا هادئًا ومناسبًا اجتماعيًا، ونذكر لكِ بعض النصائح التي تساعدكِ في إيجاد أماكن مناسبة لإجراء مكالمتك بكل راحة وسهولة[٣]:

  • تأكدي من أن لديكِ حزمة بيانات جيدة فبهذه الطريقة يمكنكِ إجراء المكالمة في أي مكان مريح ومناسب لكِ.
  • قد تستلزم بعض مكالمات العمل مشاركةً للصور أو البيانات والعمل عليها سويًا، لذا يجب الحرص في هذه الحالة على أن تكون حزمة الإنترنت مناسبة لإجراء مثل هذه المكالمات.
  • ابحثي عن مواقع مكالمات جيدة وهذه المواقع يجب أن تحتوي على قدر منخفض من الضوضاء في الخلفية، كما يجب أن تكون المسافة كافية بينك وبين الأشخاص من حولكِ كي تتجنبي إزعاجهم.
  • يمكنكِ استئجار مكتب يسمح لكِ بإجراء هذه المكالمات بسهولة.


تجنّبي هذه الأمور في مكالمة العمل المهمة

يمكن أن يكون لاستخدام الهاتف تأثير سلبي للغاية على العمل، لذا عليكِ اتباع بعض النصائح لترك انطباع رائع عنكِ، ونذكر لكِ منها ما يأتي[٤]

  • لا تردّي على المكالمة من الرنة الأولى؛ إذ لا يتوقع المتصلون هذا .
  • لا تجيبي على الهاتف أثناء تناول الطعام أو المضغ أو الشرب، بل انتظري لحين انتهائك من البلع ثم أجيبي على المكالمة.
  • إذا كان يجب عليكِ ترك الهاتف فلا تتركي الخط مفتوحًا أبدًا وبدلًا من ذلك عليكِ وضعه قيد الانتظار والتحقق من الطرف الآخر كذلك بشكل متكرر، ويفضل عمل ذلك كل 45 ثانية.
  • تجنبي قول كلمة لا أعرف عند التحدث مع شخص ما على الهاتف، وتعد الإجابة المثالية على سؤال لا تعرفين إجابته أو لا توجد له إجابة محددة هي قول سوف أتحقق من ذلك.
  • عند التحدث إلى عميل ما لا تتلفظي بكلمات يمكن اعتبارها فظة.
  • يجب ألا تستخدمي اللغة العامية مطلقًا عند التحدث إلى المتصل، أو استخدام الألفاظ البذيئة.
  • ليس من المقبول أبدًا أن تجادلي المتصل أو أن يصبح الحوار حاداً بينكما.
  • لا تحولي المكالمة دون إبلاغ الشخص على الهاتف واطلبي الإذن للقيام بذلك بعد إعطائكِ سببًا لتحويلها.
  • عند إنهاء مكالمة هاتفية لا تغلقي الهاتف دون تعليق إيجابي مثل: شكرًا على اتصالك.


المراجع

  1. ^ أ ب "How to Make Effective Phone Calls in Business"، smallbusiness.chron, Retrieved 10-6-2020. Edited.
  2. ^ أ ب "Steps of Making a Business Telephone Call"، smallbusiness.chron, Retrieved 10-6-2020. Edited.
  3. "making a call in public space", startupalready, Retrieved 11-6-2020. Edited.
  4. "PHONE ETIQUETTE FOR BUSINESS CALLS", miitel, Retrieved 10-6-2020. Edited.