كيفية كتابة رسالة شكر

كيفية كتابة رسالة شكر

كيفية كتابة رسالة شكر

لكتابة رسالة شكر بأسلوب لبق ومناسب يُنصح باتباع الخطوات التالية[١]:

تأليف الرسالة

  1. بدء خطاب الشكر بمخاطبة الشخص بطريقة طبيعية، وعلى الأغلب يُفضل افتتاح الرسالة بعبارة (عزيزي/عزيزتي)، سواء كان المُخاطب هو الصديق المقرب أو المعلم أو حتى الأم.
  2. التعبير عن الامتنان بصدق، فعادةً ما تكون رسالة الشكر قصيرة ومباشرة، لذا من الأفضل البدء بشكر المُخاطب فورًا مع تحديد سبب الامتنان.
  3. إيصال سبب الاعتزاز به وبمساعدته، وقيمة ذلك حتى لو كان بسيطًا.
  4. الاستفسار عن الشخص الآخر أو مشاركته بعض الأخبار، فمن الجيد كتابة بضعة سطور إضافية تشرح مدى الاهتمام بهذا الشخص، من خلال طرح بعض الأسئلة ومشاركة بعض المعلومات حول طبيعة الحياة، فهذا سيصنع الفرق الحقيقي بين رسالة عادية وأخرى حقيقية، كما وسيستمتع المُتلقي أكثر بقراءة الرسالة.
  5. تكرار التقدير مجددا لإنهاء الأمور بشكل جيد، لإيصال كل مشاعر التقدير بصدق وحب، من خلال شكره على كونه هو.
  6. إنهاء الرسالة بالتفكير في طبيعة العلاقة بالمُخاطب لاختيار الخاتمة المناسبة، وفي حال عدم وجود أفكار للخاتمة فلا بأس بمجرد توقيع الاسم فقط.

اختيار التنسيق المناسب

  1. كتابة الرسالة باليد أو طبعاتها، حيث تعد الرسالة المكتوبة بخط اليد مقبولة كما تتمتع بمظهر شخصي أكثر، لكن يجب الانتباه إلى أن الحروف المكتوبة باليد تكون أفضل في حال الرغبة باعتماد هذه الطريقة، فالأهم هو الجهد المبذول لصياغة الرسالة.اختيار أدوات مكتبية جميلة أو بطاقة، في حين تُظهر الرسالة المكتوبة على قطعة ممزقة من الورق شخصيةً مثيرة للاهتمام، إلا أنه من الأفضل استعمال قطعة جميلة من الورق أو بطاقة شكر.
  2. جعل الرسالة احترافية أو عادية يعتمد في الأساس على طبيعة مُتلقيها مع مراعاة طبيعة الشكر، ومن الأفضل التفكير في نوع الرسالة المناسبة التي تُشعر المُتلقي بالامتنان الصادق والحب، وفي حال كانت الرسالة لصديق يمكن إظهار المزيد من عدم الرسمية بكتابة رسالة شكر مضحكة مثلًا.
  3. تحديد الوقت المناسب لإرسال الرسالة.

اتباع آداب رسالة الشكر

  1. اتباع القواعد العامة المعتمدة في كتابة رسائل الشكر ومطابقة طول الرسالة مع نوع الشكر، وذلك لتتناسب الرسالة مع الجهد المبذول ولكي لا يشعر المُتلقي بأن الأمر مبالغ فيه أو العكس.
  2. البدء من منتصف الرسالة للأسفل في حال مواجهة مشكلة في ملء رسالة الشكر كاملة، وإذا توفر نوع البطاقة المطوية إلى المنتصف، فلا داعي لملء المساحة الفارغة بشكل كامل، بدلا من ذلك يمكن البدء من النصف الأيمن أو النصف السفلي من البطاقة، فذلك أفضل بكثير من ترك مساحة فارغة في الرسالة.
  3. إرسال الرسالة في الحال، من الأفضل إرسال رسالة الشكر خلال أيام قليلة (أو أسابيع على الأكثر) من تلقي كاتب الرسالة هدية أو مساعدة من مُتلقيها، فبهذا سيعرف المُتلقي بأنه يوجد تقدير لجهوده، فالانتظار طويلاً قبل شكر شخص ما على مساعدته ليس من الأخلاق.


نصائح مهمة عند كتابة رسالة الشكر

سنأتي كما يلي على ذكر مجموعة من النصائح المهمة عند كتابة رسالة الشكر[٢]:

  1. إرسال رسالة الشكر في أقرب ما يمكن، لأن التأخر أو عدم إرسالها قد يؤدي إلى وقوع ضرر.
  2. الإخلاص والإيجابية عند التعبير عن الامتنان بدون أيّة مبالغة، لكي لا يشعر المُتلقي بالمبالغة وبالتالي الكذب والنفاق.
  3. إضافة اللمسة الخاصة على الرسالة، فلكل شخص تُكتب له رسالة طابع خاص فيه يميزه، لذا من الأفضل كتابة الرسالة كي تُناسب طبعه، مع ضرورة تجنب نسخ الرسالة وإرسالها إلى الجميع فذلك سيظهر عدم الصدق.
  4. كتابة رسالة الشكر بحيث تكون موجزة ومقتضبة، لذا من الأفضل أن لا تزيد عن فقرتين.
  5. محاولة جعل رسالة الشكر تبدو احترافية، من خلال كتابتها بشكل جيد وتدقيقها لضمان خلوّها من الأخطاء عامةً.


نموذج رسالة شكر

تتعدد أشكال رسائل الشكر تبعًا للموضوع التي تُكتب فيه، وسنأتي كما يلي على إدراج نموذج لرسالة شكر من موظف إلى مديره في العمل[٣]:

إلى،

_____________________


التاريخ (التاريخ الذي كُتبت فيه الرسالة)

من،

_____________________

عزيزي السيد/السيدة __________ (اسم الشخص)،

أكتب هذه الرسالة للتعبير عن شعوري بالفخر للعمل في مؤسستكم، وأرغب أيضًا في الإعراب عن امتناني لكم لتقديركم جهودي المبذولة في إكمال المشروع في الميعاد المحدد وبطريقة ناجحة أيضًا، أنا ممتن جدًا لكم على تكريم جهودي وتقديم مكافأة أداء لي قدرها _______ دولار (المبلغ).

لقد زاد تقديركم من ثقتي بنفسي، وأعدكم أنني سأعمل بلا كلل ولا ملل لأكون عند توقعاتكم في المشاريع المستقبلية أيضًا.

أشكرك،

المخلص لك،

__________ (اسمك).


ما يجب تضمينه في رسالة الشكر

بغض النظر عن طبيعة رسالة الشكر التي سترسل، هناك مكونات ومضامين مُعيّنة يجب وجودها دائمًا في نص أي رسالة شكر وهي[٢]:

  1. مخاطبة المُتلقي بشكل مناسب، ففي بداية الرسالة يجب إرسال تحية تناسب شخصيته ومكانته، ومن الأفضل مُخاطبة المُتلقي باسم السيد أو السيدة أو أي لقب آخر يُناسبه.
  2. شكر المُتلقي في أول جملتين من الرسالة وقبل الوصول إلى مضمونها على نحو سريع، ليعرف سبب تلقيه رسالة في المقام الأول، وتضمين عبارة (شكرًا لك) في سطر الموضوع في حال كانت الرسالة بريدًا إلكترونيًا.
  3. إعطاء بعض التفاصيل من خلال توضيح سبب الشكر، عن طريق الدخول قليلًا في التفاصيل ليتسنى للشخص فهم مضمون الرسالة بصورة دقيقة، ففي حال رغب أحدهم في كتابة رسالة شكر لشخص ما قدم له نصيحة وظيفية، فمن اللباقة الشرح بصورة دقيقة الفائدة من نصيحته وإعطاء تفاصيل توضح مدى تقديره وامتنانه.
  4. إنهاء الرسالة باختيار الخاتمة المناسبة لها، مثل (تحياتي) أو (مع خالص تقديري)، وبعد ذلك ختمها بالتوقيع ومن الأفضل أن يكون مكتوبًا بخط اليد إذا كانت الرسالة ورقية أما غير ذلك فيكفي كتابة الاسم أسفل الرسالة.


المراجع

  1. " How to Write a Thank You Letter", wikihow, 9/10/2020, Retrieved 3/2/2021. Edited.
  2. ^ أ ب ALISON DOYLE (17/10/2019), "General Thank You Letter Samples and Writing Tips", thebalancecareers, Retrieved 7/2/2021. Edited.
  3. "Appreciation Thank You Letter", letters, 15/8/2018, Retrieved 4/2/2021. Edited.
321 مشاهدة