نصائح من حياتكِ لعقد اجتماع عمل ناجح

بواسطة: - آخر تحديث: ١٩:١٢ ، ١٨ مايو ٢٠٢٠
نصائح من حياتكِ لعقد اجتماع عمل ناجح

أهمية الاجتماعات في العمل

عقد الاجتماعات مهم جدًا، على أن يتم تنفيذها بشكل صحيح، فهي تساعد الموظفين على الشعور بالألفة والتواصل و الثقة والانتماء لفريق عمل واحد له أهداف مشتركة، كما تمنحهم الفرصة لتبادل آرائهم وأخبار أقسامهم، واقتراحاتهم، واحتياجاتهم، وعرض إنجازاتهم، مما يقود لنجاح الشركة، كما تمكن كبار المدراء من التخاطب مع رؤساء الأقسام ومدراء الفروع، وتشعرهم بأهمية حضورهم ومشاركتهم في العملية الإدارية واتخاذ القرارات، لكن بعض الاجتماعات لا تقوم على أسس صحيحة، مما يجعلها عديمة الفائدة، ولهذا توجب عليكِ وضع كثير من الأسس في عين الاعتبار قبل عقد الاجتماع، ويعتمد ذلك على نوع الاجتماع، والهدف منه، ونوعية المشاركين فيه، ومكانه وزمانه، وطرق التواصل المتوفرة فيه، وقد يجد كثير من الموظفين وحتى المدراء أن الاجتماعات مضيعة للوقت، وحضورها ممل، لكنها أفضل طريقة للمشاركة وجهًا لوجه تستخدم فيها تعابير الوجه، و لغة الجسد، والإيماءات للتعبير عن الآراء[١][٢].


كيف تعقدين اجتماع عمل ناجح؟

لتتمكني من عقد إجتماع ناجح، إليك خطوات العمل[٢]:

  • حددي الغرض من الاجتماع، فإذا كان لمشاركة بعض المعلومات، يمكنك إرسالها مسبقًا عبر البريد الإلكتروني، لتوفير الوقت، وتخصيص الاجتماع للمناقشة وطرح الأسئلة والتوضيح ثم اتخاذ القرارات.
  • حددي مدة الاجتماع، ولا تجعليه طويلًا قدر استطاعتكِ، والتزمي بالوقت المحدد للبداية والنهاية احترامًا لوقت الجميع والتزاماتهم الأخرى، وحتى تكوني قدوة في الالتزام لباقي الموظفين، وكوني حازمة في مسألة وصول كل الموظفين في الوقت المحدد، إذ يكلف تأخير شخص واحد فقط إعادة لما نوقش قبل حضوره.
  • اختاري الأشخاص المناسبين للغرض من الاجتماع، وتجنبي دعوة من ليس لهم عمل، واحرصي على تبليغهم قبل الموعد بوقت كافٍ، حتى لا يتأخر شخص منهم ويتسبب ذلك في تعطيل هدف الاجتماع.
  • قومي بإعطاء إضاءة حول الموضوع الذي تودين طرحه في الاجتماع، عن طريق إرسال جدول أعمال مسبقًا، واطلبي من المشاركين تدوين ملاحظاتهم واقتراحاتهم، حتى لا يكون وقت الاجتماع مخصصًا للتفكير، بل يكون كل مشارك قد حدد أفكاره ويشارك الآخرين بمساهماته مباشرة، ويكون الاجتماع عندها أكثر فائدة.
  • شجعي المشاركين على إعطاء آرائهم وأظهري لهم أن مقترحاتهم حتى لو كانت بسيطة هي محل ترحيب وأهمية، وبادري في طلب المشاركات من الأعضاء الأقل نشاطًا، لتضمني مشاركة الجميع في اتخاذ القرارات.
  • سيطري على مجريات الاجتماع، واجعلي جو اختلاف الآراء يسير باحترام الرأي والرأي الآخر، واستمعي لكل الآراء حتى لو لم تتفقي معها، واعتمدي دائمًا رأي الأغلبية، إذا كان ذلك يتماشى مع سياسة المؤسسة.


انتبهي لهذه الأمور عند عقد اجتماع عمل

إليكِ بعض الأمور التي عليكِ الانتباه لها عند عقد الاجتماع[١][٢]:

  • لا تهملي رغبات المشاركين في اختيار وقت الاجتماع، ومكانه، إذ يمكنك طرح أسئلة، مثل: متى تفضلون أن نلتقي؟، كيف يمكننا جعل اجتماعاتنا أكثر إنتاجية؟، فهذا يشعر الجميع أو على الأقل أغلب المشاركين بالراحة.
  • انتبهي لتعليقات المشاركين في نهاية كل اجتماع حتى تكون تغذية راجعة لك يمكنك الاستفادة منها في الاجتماعات المستقبلية.
  • تجنبي أخذ القرارات دون الرجوع للمشاركين، بل اسمحي بسير آلية التصويت، وحاولي الوصول لاتفاق الجميع خطوة بخطوة.
  • لا تعطي كبار المدراء أهمية أكبر من الموظفين الآخرين، فرأي الموظفين مهم جدًا في سير العمل الإداري لأنهم يعايشون كل صغيرة وكبيرة في العمل.
  • تجنبي تمديد وقت الاجتماع إلا للضرورة القصوى، إذ عليك احترام وقت الآخرين، فقد يكونوا ملتزمين بمواعيد أخرى قد خططوا لها بناء على مدة الاجتماع الأساسية.
  • أفسحي المجال للموظفين الجدد بالتعرف على غيرهم من الموظفين، لكن حددي وقت التعارف حتى لا يأخذ كل وقت الاجتماع.
  • لا تطيلي الاجتماعات، ولا تكرريها دون سبب وجيه، حاولي أن تكون قصيرة وموجزة، لأنها الإيجاز يجبر المستمعين على التركيز، مما يجعل الاجتماعات مثمرة وهادفة.


كيف تتفاعلين بنجاح مع الموظفين في الاجتماع؟

يمكنكِ التفاعل في الاجتماع مع الموظفين بأخذ النصائح التالية بعين الاعتبار[٣]:

  • تحدثي بتلقائية وعفوية، ولا تفرطي كثيرًا في التعديل على الحديث الذي تودين توجيهه للزملاء.
  • لا تترددي في الحديث، وتحلي بالثقة، ولا تفقدي فرصة قيّمة لمشاركة آرائكِ مع الجميع، والنظر إليكِ كشخص مؤثر.
  • اختاري الموضوع مسبقًا قبل كل اجتماع، أو حددي عنصرًا من جدول الأعمال الذي سيناقش في الاجتماع، حتى تتمكني من الإحاطة به، وتحسني تقديمه ومناقشته.
  • ناقشي أفكاركِ، ولا بأس من أن يكون لك وجهة نظر مختلفة مع الرأي السائد في الاجتماع، وحاولي عرض رأيك بلباقة ودون انفعال، بل بالبراهين التي تثبت صحة وجهة نظرك.
  • وجهي الأسئلة التي ترغبين بإجابة لها، إذ يعد طرح الأسئلة من أسهل الطرق للتفاعل في الاجتماعات، كأن تسألي أحد الزملاء بعد عرضه لنتيجة أو استنتاج معين: "كيف توصلت لهذا؟"
  • تعمقي فيما يقوله الآخرون، وحاولي فهمه ومتابعته، حتى يتسنى لك مناقشته، ولتضيفي إلى خبراتك ومعرفتك بعضًا من تجارب الآخرين في عرض الأفكار، وطريقة النقاش.
  • أظهري تفاعلك بما قد يسأله المتحدثون، وحاولي الإجابة، أو حتى التواصل بالإيماء فهذا يجعل حضورك مميزًا وهادفًا.
  • أظهري شخصيتك أمام الجميع، ولا تشعري بالضعف، حتى لو كان الاجتماع يضم من هم أعلى منكِ درجة في الترتيب الوظيفي، وتحدثي بحزم وقوة لكن بلباقة واحترام.
  • لا تعطي لأفكار شخص أهمية أكبر من أفكارك، ولا توافقي على آراء لست مقتنعة بها، ظنًا منك أن أفكارك غير مقنعة، فقد يكون كلامك ما يبحث عنه الآخرون.


المراجع

  1. ^ أ ب getminute staff, "The Importance of Meetings: 5 Reasons You Need Meetings"، getminute, Retrieved 15-5-2020. Edited.
  2. ^ أ ب ت commonsenseleadership staff (13-3-2019), "THE IMPORTANCE OF EFFECTIVE MEETINGS"، commonsenseleadership, Retrieved 15-5-2020. Edited.
  3. Joel Garfinkle, "10 Ways to Increase Visibility in Meetings"، garfinkleexecutivecoaching, Retrieved 15-5-2020. Edited.