محتويات
ما هي وظيفة مدخل البيانات؟
تُعدُّ وظيفة مدخل البيانات من الوظائف المكتبيَّة التي تتطلَّب سرعة وتركيز لإنجاز المهام، وتتضمَّن وظيفة مدخل البيانات الرئيسيَّة في إدخال البيانات والمعلومات وتحديثها على قاعدة بيانات الشركة الحاسوبيَّة، وهذا يعني إجراء تغييرات أيضًا على بيانات الشركة، وتحديث معلومات العملاء سواء أكانت شخصيَّة أو ماليَّة، وإجراء مسح للتأكد من صحة المعلومات المدخلة لتحفظ في الملفات، وفي بعض الشركات تدخل وظيفة مدخل البيانات ضمن وظيفة كاتب الشركة، أي أنَّها وظيفة غير مستقلة بذاتها[١].
ما هي المهام الأساسية لمدخل البيانات؟
يعمل مدخل البيانات على عدَّة مهام، وهي[٢][٣]:
العمل على البيانات
مدخل البيانات يعمل على بيانات الشركة بكل مراحلها الورقيَّة والإلكترونيَّة، فيعُد المستندات ويصنفها ويجمعها ويفرزها، ثم يحولها من الشكل الورقي إلى الإلكتروني، وذلك بإدخال البيانات إلى قاعدة البيانات لاستخدام لوحة المفاتيح، أو المساحات الضوئيَّة، أو باستخدام سجلات البيانات، وتساعد خاصيَّة معالجة الكلمات، أو جداول البيانات، أو قاعدة البيانات، أو برامج الكمبيوتر الأخرى مدخل البيانات في إدخال كميَّات كبيرة من البيانات، وهذا يساعده على السرعة في أداء العمل، وتقلل من ارتكاب الأخطاء.
التحقق من صحة البيانات
وهذا يتم بعد العمل على البيانات وإدخالها على قاعدة بيانات الشركة، ويتحقق من سلامة البيانات من خلال مقارنتها بمستندات المصادر، للبحث عن الأخطاء أو الصفحات المفقودة أو المعلومات المفقودة ويحل أي تناقضات، فأي خطأ يؤثر في عمل الشركة ممَّا يسبِّب العديد من الأخطاء، لذا يجب على مدخل البيانات التحقق من دقتها ومطابقتها، كما يراجع مدخل البيانات السجلات لتدقيقها، ويتحقق ويسجل استلام البيانات.
تحديث قواعد البيانات
وهذا ما تدعوا إليه الضرورة، أثناء عمل الشركة والتغييرات التي تمر بها بمعلومات جديدة تتناسب مع الوضع العام، فينقح البيانات، أو يدخل بيانات جديدة.
حفظ البيانات
يتم ذلك من خلال عمل نسخ احتياطيَّة منتظمة للبيانات لضمان عدم فقدانها، ويحمي نظام الملفات من عبث الآخرين بما فيها من معلومات العميل السريَّة، كما يستجيب مدخل البيانات لطلبات العملاء أو الإدارة في استرجاع السجلات والملفات الإلكترونيَّة من قاعدة البيانات أو نظام الملفات الإلكترونية، ويتطلَّب عمله الحفاظ على مستوى مقبول من الجودة والمعيارية وفقًا لمعايير القسم، ويساعده في عمله الآلات المكتبيَّة، مثل آلة الفاكس، وآلة التصوير.
ما المهارات المهمة لمدخل البيانات؟
لنجاح وتميز مدخل البيانات يجب أن يمتلك ويتعلَّم عدة مهارات، منها[٢][٣]:
- التركيز على التفاصيل، لأنَّ عمل مدخل البيانات يتطلب إدخال كميَّات كبير من البيانات في جداول وفي قواعد البيانات عبر الإنترنت، كما يدخل عمله في تدقيق ومراجعة البيانات، وكل هذا يحتاج لتركيز عالٍ لتجنب الأخطاء التي تؤثر بوضوح على عمل الشركة، ويساعد التركيز على التفاصيل تقليل الوقت المستغرق في فحص البيانات مقابل مستندات المصادر.
- السرعة والمرونة، فطبيعة عمل مدخل البيانات وكميَّة المعلومات التي يدخلها تتطلَّب منه السرعة في الأداء، والمرونة مع الحفاظ على الدقة، فقد يطلب من مدخل البيانات إيقاف العمل لاسترداد ملف أو تقرير، فلذلك يجب أن يكون مرن في عمله لاستيعاب الظروف أو الأوامر الطارئة.
- مهارات في الرياضيات، ومعرفة اللغة الإنجليزيَّة تحدثًا وكتابة.
- إتقان العمل على الحاسوب وأنظمة البيانات وقواعد البيانات عبر الإنترنت، مثل معرفة العمل على برامج المايكروسوفت، واحتراف استخدام البريد الإلكتروني، والقدرة على تعلم الأنظمة الجديدة بسرعة.
- قدرات تنظيميَّة لفرز وتنظيم المستندات، وعمليات إدخال البيانات.
- القدرة على إنشاء وصيانة أنظمة ملفات.
- مهارات تواصليَّة لخدمة العملاء، وقد يضطر لجمع المعلومات منهم لتحديثها، وللتواصل مع أفراد الشركة لجمع البيانات.
ما مؤهلات وظيفة مدخل البيانات؟
يجب أن يتمتع مدخل البيانات ليحترف في عمله على عدَّة مؤهلات منها[٢]:
مؤهلات تعليمية
يختلف المؤهل التعليمي لوظيفة مدخل البيانات حسب مسؤولياته ومهامه، لكن عادةَ ما تتطلَّب وظيفة مدخل البيانات المبتدئين شهادة الثانويَّة العامة على الأقل، أمَّا إن
أراد مدخل البيانات الترقي في وظيفته كأن يصبح بمنصب إداري بمسؤوليَّة أكبر، فيجب أن يحصل على درجة الزمالة، أو شهادة البكالوريوس في الأعمال أو المجالات ذي الصلة، أو دورات تدريبيَّة في تطبيقات الكمبيوتر، مثل برامج جداول البيانات معالجة النصوص.
مؤهلات تدريبية
يحصل مدخل البيانات في بداية عمله على تدريب في معظم الصناعات، إذ يغطي التدريب الإجراءات المكتبيَّة والكتابيَّة، واستخدام قواعد البيانات، والمتطلبات الفنية الأخرى، وقد يستمر التدريب لمدة شهر.
5 نصائح لكِ للتميز في وظيفة إدخال البيانات
تسعى كل امرأة للتميز داخل عملها، وهذه عدة لنصائح لتكوني مدخلة بيانات متميزة[٢]:
- احصلي على شهادات عليا تساعدكِ في وظيفة مدخلة البيانات مثل شهادة البكالوريوس في الأعمال التجاريَّة أو المحاسبة، أو الماليَّة.
- حسّني من مهارات السرعة والدقة والتواصل من خلال التدريب، أو الألعاب التي تساعد في ذلك.
- التحقي بدورات تعليميَّة في معالجة الكلمات، والتنظيم الكتابي، والاتصالات التجاريَّة، ومسك الدفتر.
- التحقي بدورات الكمبيوتر التي تحسن من أداء عملكِ، وبالأخص ما يستجد من دورات ومتطلبات في عملكِ.
- ابحثي عن فرص للتدريب أثناء العمل لمنصب إداري مبتدئ، الأمر الذي سيمنحكِ الفهم الأساسي للبدء في هذه الوظيفة.
أسئلة تجيب عنها حياتكِ
ما هي أماكن عمل مدخل البيانات؟
يستطيع مدخل البيانات العمل في جميع أنواع الشركات والمؤسسات الكبيرة والصغيرة[٢].
ما هي الأسئلة التي تطرح عند التقدّم لوظيفة مدخل بيانات؟
غالبًا ما يطرح على مدخل البيانات عند التقدم للوظيفة 5 أسئلة، وهي[٤]:
- ما سرعة الكتابة على لوحة المفاتيح، وكم كلمة تتيح كتابتها في الدقيقة؟
- من هو الشخص الذي واجهت معه تحديات في وظيفتك السابقة؟ وكيف تعاملت معه؟
- كيف هي قدرتك على التركيز على تكرار المهام لفترات طويلة؟ وفي أي مواقف ظهرت لديك هذه القدرة؟
- ما هي برامج الحاسوب والتطبيقات التي تتقن استخدامها؟
- كيف تتعامل مع المعلومات الحسَّاسةوالسريَّة؟
- ↑ By James Bucki (5/11/2018), " What Does a Data Entry Clerk Do? ", thebalancesmb, Retrieved 4/4/2021. Edited.
- ^ أ ب ت ث ج "Learn About Being a Data Entry Clerk", indeed, Retrieved 4/4/2021. Edited.
- ^ أ ب " Data entry operator job description sample", monster, Retrieved 4/4/2021. Edited.
- ↑ " Data Entry Clerk Interview Questions", betterteam, Retrieved 4/4/2021. Edited.
