طرق سهلة لتحديد الأولويات في العمل

طرق سهلة لتحديد الأولويات في العمل

أهمية تحديد الأولويات

نحن نعيش في عصر يسير فيه الوقت بشكل سريع، ومن أجل مواكبة سرعة الوقت؛ فإنّنا غالبًا ما نبتعد عن المهام الأكثر أهمية عن غيرها ونندفع لإكمال المهمة الأقل أهمية في حياتنا، وفي كثير من الأحيان نقوم بفعل أشياء يمكن القيام بها لاحقًا ونتجاهل الأشياء التي يجب القيام بها في الأولوية الأولى، وعادة ما يُحدث اختيار الأولويات فرقًا ملحوظًا بين إنجاز الشخص الذي يختار أولوياته والذي يتجاهلها، كما أن الشخص الذي لا يحدد أولوياته يظلُّ متعباً غالبًا ويرتفع لديه معدل الاضطرابات النفسية مثل القلق والتوتر، ويخلط بين القيام بعدد من الأشياء دفعة واحدة، ويظل غير راضٍ عن أدائه فيصبح ذهنهُ مشتتًا، وبالتالي يصعب عليه النجاح في المستقبل لأنه استهلك نفسه بالقيام بالمهام غير المهمة، وتجاهل تحقيق أهدافه المهمة[١].


طرق سهلة لتحدِّدي أولوياتكِ في العمل

إليكِ بعض الطرق السهلة لتحدّدي أولوياتكِ[٢]:

  • اجمعي قائمة بجميع مهامكِ: قومي بجمع كل ما يمكن أن تفكري به من مهام في يوم واحد، ولا تقلقي بشأن المهام أو عددها مسبقًا.
  • حدِّدي المهام العاجلة مقابل الأعمال المهمة: الخطوة التالية هي معرفة ما إذا كان لديكِ أي مهام تحتاج إلى حل فوري، كاالعمل المهم جدًا، والذي إن لم يكتمل بحلول نهاية اليوم أو في الساعات القليلة القادمة، فستكون له عواقب سلبية خطيرة لا سيما إذا كان: (الموعد النهائي المحدد للعميل، أو الموعد النهائي للنشر، أو الإصدار النهائي، وما إلى ذلك)، وتحققّي لمعرفة ما إذا كانت توجد أي تبعات ذات أولوية عالية تعتمد عليكِ في إنهاء جزء من العمل الآن.
  • حدّدي القيمة: انظري إلى عملك المهم وحدّدي ما يحقق أعلى قيمة لعملكِ ومؤسستكِ، فتعرّفي على أنواع المهام التي لها أولوية قصوى على غيرها، على سبيل المثال: التركيز على مشاريع العملاء أهم من العمل الداخلي، وإعداد جهاز الكمبيوتر الخاص بالمدير التنفيذي الجديد أهمّ من إعادة تكوين قاعدة البيانات، وهكذا.
  • رتَّبي المهام حسب الجهد المُحتاج: إذا كانت لديكِ مهام مرتبطة بالمكانة ذات الأولوية، فتحقَّقي من الجهد الذي تحتاجه، وابدئي من أي مهمة تعتقدين أنّها ستحتاج إلى أقصى جهد لإكمالها، ويقترح خبراء الإنتاجية تكتيك بدء المهمة الأطول أولًا.
  • كوني مرنة وتقبّلي التغيير: اعلمي أن أولوياتك ستتغير، فالمهم أن تواصلي التركيز على المهام الواجب عليكِ إكمالها.


كيف تديرين الأولويات بعد تحديدها؟

إليكِ بعض الطرق حول كيفية إدارة الأولويات[٣]:

  • ابدئي يومكِ من خلال النظر إلى التقويم الخاص بكِ وقائمة المهام بدلًا من صندوق البريد الوارد: ستضمن هذه التقنية البسيطة أن تبدئي يومكِ بشكل منظم بدلًا من إضاعة الوقت، وذلك من خلال تحديد الاجتماعات التي عليكِ عقدها مسبقًا، والمهام التي يجب عليكِ إكمالها اليوم، وستتخذين قرارات أفضل عند قراءة رسائلكِ الإلكترونية.
  • أوقفي الأشياء التي تشتت انتباهكِ ولا تعيشي حياتكِ دون تخطيط: فالانقطاعات المستمرة عن القيام بالأعمال تدمر تركيزكِ وقد ثبت أنها تخفض معدل ذكائكِ عند العمل في مهام مهمة، فإذا كنتَ بحاجة إلى تقديم عمل عالي الجودة، فأنتِ بحاجة إلى إيقاف جميع عوامل التشتّت بما في ذلك تنبيهات البريد الإلكتروني وتخصيص وقت جيد للأنشطة المهمة.
  • تحقَّقي من بريدك الإلكتروني عدة مرات في اليوم فقط: لقد سمعتِ هذا من قبل ولكن هذه هي أصعب عادة على الناس كسرها، ومع ذلك، يعد القيام بذلك من أفضل الهدايا الإنتاجية التي يمكنكِ تقديمها لنفسك، وستندهشين من مقدار ما يمكنكِ تحقيقه عندما لا تقومي بمراجعة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها باستمرار طوال اليوم.
  • حدّدي موعدًا للعمل المهم: إذا لم تتحكمي في التقويم الخاص بك، فاجعلي شخصًا آخر يقوم بذلك بدلاً عنك، وهذا مهم بشكل خاص إذا كنت تعملين في مكتب حيث تتشارك التقاويم فيه، وإذا كانت لديك مهمة ذات أولوية عالية وتحتاجين إلى إكمالها، فحددي الوقت في التقويم الخاص بك للقيام بذلك.
  • خذي وقتًا للراحة: أظهرت دراسات لا حصر لها أن الأشخاص الأكثر إنتاجية هم الذين يأخذون وقتًا للراحة وممارسة الرياضة، والبدء في وقت مبكر أو تخطي الغداء قد يجعلك أكثر إنتاجية في المناسبة المهمة، لكن إذا فعلتِ ذلك باستمرار، فستواجهين المزيد من الإجهاد والإرهاق، فلا تشعري بالحرج من تناول الغداء أو المغادرة في الوقت المحدد، لأنكِ ستنجزين على المدى الطويل أكثر من أولئك الذين لا يمكنهم التوقف عن العمل ولا يأخذون وقتًا للراحة.


ما هي معايير تحديد الأولويات؟

تعد الأهداف والأولويات طريقة جيدة لمواصلة التركيز على الأشياء الأكثر أهمية سواء كانت في مجال الأعمال أو العلاقات أو الحياة بشكل عام، ومع ذلك، قد يكون من الصعب وضع هذه الأهداف والأولويات، فعند الجلوس لتحديد ما هو الأهم في حياتكِ والمكانة التي تريدين الوصول إليها، من المهم النظر في عدة معايير[٤]:

  • الوقت: إن إحدى الأشياء المهمة التي يجب التفكير فيها عند تحديد الأهداف والأولويات هي الوقت المتاح لكِ، فلكل شخص التزامات مختلفة، لذا فكري بشكل واقعيّ في مقدار الوقت المتاح لديكِ، وضعي ميزانية تتوافق مع الأهداف والأولويات التي تحددينها، وثقي أن ذلك لن يؤدي فقط إلى جعل أهدافكِ أكثر قابلية للتحقيق، بل سيكون تحقيق هذه الأهداف وفقًا لأولوياتكِ.
  • الموارد: في الواقع، إن الموارد التي تحت تصرفكِ هي محدد رئيسي لأنواع الأهداف والأولويات التي تحدِّدينها لنفسكِ، وقد تتضمن الموارد الأموال، والمواد، والمساعدة من أشخاص أو شركات أخرى، فمن المهم وضع أنواع الموارد ومقدار تلك الموارد المتاحة لكِ بعين الاعتبار عند تحديد الأهداف والأولويات؛ فعلى سبيل المثال، لن ترغبي في تحديد هدف لأخذ إجازة إلى باريس في غضون شهر إذا لم يكن لديكِ ما يكفي من النقود لحدوث ذلك.
  • القدرة: كوني واقعيةً بشأن قدراتكِ عند تحديد الأهداف والأولويات، إذ تكون الأهداف والأولويات فعالة فقط إذا كان يمكن تحقيقها أو تنفيذها، لذا يجب أن تقيسي أهدافك بالنسبة إلى ما أنت قادرة بالفعل على تحقيقه.
  • العواقب: يجب عليكِ دائمًا مراعاة عواقب أهدافكِ وأولوياتكِ عند تحديدها، في حين أن الأمور قد تكون ممكنة ومشوَّقة بالنسبة لكِ، ولكن السعي وراء بعض الأفكار قد يكون له آثار، فعلى سبيل المثال، قد يؤدي إعطاؤكِ الأولوية لقضاء ساعات إضافية في شركتكِ إلى توتر في علاقاتكِ خارج العمل مما يؤثر عليكِ سلبًا.


معايير معالجة المشاكل حسب الأولوية

قد تواجهكِ بعض المشاكل في العمل، ويتطلّب ذلك معرفة معايير محددة لمعالجة المشاكل حسب الأولوية، ومن هذ المعايير ما يلي[٥]:
  • التكلفة والفائدة الربحية.
  • قابلية تنفيذ الاقتراحات.
  • مدى احتمالية أن الاقتراحات التي وُضعت تحلُّ المشاكل.
  • مدى ملاءمة الاقتراحات مع الرؤية والرسالة، والجهد المبذول، والمؤسسة.
  • ملاءمة الاقتراحات مع معايير المجتمع.
  • توافق الاقتراحات والمناهج مع الجهود المبذولة بالفعل.
  • توافر الموارد الكافية لتكون فعالة.
  • إمكانية التعاون أو العمل المشترك.


المراجع

  1. "Importance of setting priorities in life", careerkarwan,31-7-2017، Retrieved 1-6-2020. Edited.
  2. Team LiquidPlanner (11-10-2028), "How to Prioritize Work and Meet Deadlines When Everything Is #1"، liquidplanne, Retrieved 29-5-2020. Edited.
  3. Rob Breaden, "12 Top Time Management Tips"، prioritymanagement, Retrieved 29-5-2020. Edited.
  4. Lauren Nelson, "What Is Important in Setting Goals & Priorities?"، classroom, Retrieved 29-5-2020. Edited.
  5. " Developing and Using Criteria and Processes to Set Priorities", ctb.ku, Retrieved 29-5-2020. Edited.