طريقة كتابة بريد الكتروني

طريقة كتابة بريد الكتروني


البريد الإلكتروني

أصبحت رسائل البريد الإلكتروني، أو "الإيميل" من أساسيات المعاملات الرسمية في العمل أو عند التعامل مع العديد من الجهات الدراسية أو الرسمية، ولا يوجد مستخدم للإنترنت في يومنا هذا لا يملك بريدًا إلكترونيًّا خاصًّا، إذ إنّ تشغيل الجوالات واستخدام مواقع التواصل الاجتماعي يستلزم التسجيل عبر البريد الإلكتروني، وتعتمد العديد من الشركات على البريد الإلكتروني فيما بينها لإدارة المعاملات وتوثيقها، ورغم أنّ العديد من الشركات في الوقت الراهن تتجه إلى تقليل الرسمية في المعاملات الداخلية، إلّا أنّ الحفاظ على الصيغة الرسمية كأساس يعد ضمانة لعدم الوقوع في حرج مع أحد الزملاء أو رؤساء العمل.[١]


طريقة كتابة البريد الإلكتروني

لكتابة بريد إلكتروني مناسب ومتكامل الأركان، يجب أولًا التأكد من عنوان البريد الإلكتروني للشخص المرسل إليه، والحرص على وجود العناصر التالية:[٢]

العنوان

يجب أن يحتوي البريد الإلكتروني على عنوان، وأن تكون له خانة مستقلة في نافذة كتابة البريد، ويظهر هذا العنوان إلى جانب اسم المرسل في قائمة البريد الوارد لدى المرسل إليه؛ لذا يجب أن يكون العنوان واضحًا ومعبرًا عن محتوى الرسالة وأن يكون بلغة الرسالة نفسها، فلا نكتب العنوان بالإنجليزية والرسالة بالعربية، أو العكس.

التحية

وهي مدخل نص الرسالة، ويمكن أن تكون تحية عامة مثل: "السلام عليكم"، أو "صباح الخير"، ويفضل أن تكون موجهة باسم الشخص المرسل إليه أو صفته الرسمية في حالة معرفته، أما إن كانت الرسالة موجهة إلى متلقٍ مجهول الهوية بالنسبة للمرسل، فيمكن تعميمها على فريق العمل، مثل: "فريق الموارد البشرية"، أو "قسم الشكاوى"، وغير ذلك.

نص الرسالة

وفيها يعرض المرسل ما يرغب في إيصاله بوضوح، مراعيًا تقسيم النص إلى مقدمة وعرض وخاتمة تحتوي على الخلاصة أو المطلوب من الرسالة، وتوضيح طلب متابعة موضوع الرسالة في وقت لاحق أو عدمه، كما يجب أن يكون النص منسقًا بطريقة تسمح للقارئ بالوصول إلى الفكرة بسهولة دون إرهاق أو حاجة إلى إعادة القراءة أكثر من مرة.

التوقيع

كما هو الحال في الرسائل الورقية، فإن البريد الإلكتروني يجب أن ينتهي بتوقيع المرسل، وذلك لضمان عدم ضياع اسم المرسل في حالة طباعة ورقة البريد، كما يحتوي هذا التوقيع على معلومات واضحة بشأن صفة المرسل الرسمية.


الفرق بين البريد الإلكتروني الرسمي وغير الرسمي

رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية هي التي ترسل بين أفراد تربطهم علاقة وثيقة كالصّداقة، فلا تتطلب اهتمامًا بالشكل والتنسيق وغير ذلك، أمّا البريد الإلكتروني الرسمي، فهو الذي يجب صياغته رسميًّا بكتابة تحية لائقة وصياغة الرسالة بلغة سليمة وتذييله بتوقيع المرسل، لذا فإنّ الاهتمام دائمًا ما يكون مُنصبًّا على رسائل البريد الإلكتروني الرّسمية، حتى أنّ العديد من الجهات التعليمية الخاصة ومنصات التعليم عبر الإنترنت تقدم دورات لتعليم كيفية كتابة البريد الإلكتروني باحترافية.[١]


من حياتكِ لكِ

إليك النصائح الآتية لكتابة بريد إلكتروني محترف للعمل[٣]:

  • قبل البدء في كتابة الرسالة عليكِ التأكّد من جميع العناصر المطلوب إدراجها، بدءًا من عنوان بريد المرسل إليه، والغرض من الرسالة، والصور أو الوثائق التي يمكن أن يطلب إدراجها مع الرسالة مُعنونة بطريقة صحيحة، كما عليكِ ترتيب عناصر الرسالة باختصار على ورقة قبل الشروع في الكتابة لضمان عدم ضياع الأفكار الرئيسية والهامة، وعليكِ الحرص على تسلسل العناصر منطقيًّا أثناء الكتابة.
  • احرصي على أن تكون اللغة المستخدمة في الرسالة واضحة وخالية من الأخطاء الإملائية، كما يفضل أن تكون خالية من الأخطاء النحوية قدر الإمكان، ويمكنك الاستعانة بشخص آخر موثوق لقراءة الرسالة قبل إرسالها للتأكد من عدم وجود أخطاء نحوية.
  • راعي التهذيب في صياغة الجمل، إذ إن الرسائل المكتوبة لا يمكن أن تصل إلى القارئ بطريقة الحديث المباشر أو الهاتفي، لذا فإن الحذر من الوقوع في تلك المسألة أمر ضروري.
  • نسّقي الرسالة، إذ يفضل كتابة الجمل الهامة أو المفصلية بخط عريض، وضعي كذلك علامات الترقيم في أماكنها الصحيحة، وفي حالة التعداد؛ يمكنك استخدام الترقيم، كما عليكِ مراعاة وضع مسافات بين الفقرات، إلا أن المسافات على أهميتها قد تكون غير كافية لإيصال الأفكار؛ مما يجعل العناية بتنسيق الرسالة أمرًا ضروريًّا.
  • بعد الانتهاء من كتابة الرسالة عليكِ قراءتها مرة أخرى، ويفضل قراءتها بصوت عالٍ، كما عليكِ مراجعة المرفقات، ذلك لأنه لا مجال للتصويب بعد الإرسال إلا بكتابة رسالة جديدة، وهو الأمر الذي قد يكون ذا تأثير سلبي قد يصل إلى عدم قراءة الرسالتين.


المراجع

  1. ^ أ ب Laura Spencer (13-11-2017), "How to Properly Write a Formal Email (That Gets Results)"، tutsplus, Retrieved 29-11-2019. Edited.
  2. "How to Write a Professional Email", indeed, Retrieved 29-11-2019. Edited.
  3. "Effective Email Communication", unc, Retrieved 29-11-2019. Edited.