كيف تكتب خطاب رسمي

الخطاب

تعود كلمة الخطاب إلى الفعل الثلاثي خطب، والفاعل منه خاطب، والجمع خطباء، والخطاب هو فن أدبي نثري يطرح من خلاله موضوع ما بأسلوب سردي ومشوق أمام حشد من الناس ويجب أن تكون العبارات والمصطلحات المستخدمة في هذا الخطاب لافتةً ومثيرةً لتشد انتباه المتلقي، كي يحوز الخطيب على ثقته.

ولا ننسى الخطابات الرسمية التي تحمل طابع الاحترام والطلب أكثر من طابع التوجيه أو طرح الأفكار، كما يحدث في الخطابات أو التظلمات التي توجه إلى الحكومة أو إلى أي جهة رسمية، أو إلى المسؤولين في مؤسسة ما من قِبل المرؤوسين.

وللخطابات أنواع كثيرة منها الخطاب الديني والخطاب التوعوي والخطاب الأكاديمي، وغيرها الكثير ويأخذ الخطاب اسمه وشكله من طبيعة المادة التي يقدمها والجهة التي سيتوجه لها^[١].

خطاب الأعمال

السيناريو المحتمل التالي يستعرض طريقة التحضير لخطاب خاص بالأعمال^[٢]: "فتح أحمد لتوّه شركة صغيرة لتصميم المواقع الإلكترونية في بلدته، ويريد الانضمام إلى الغرفة التجارية في المدينة؛ ونتيجةً لذلك فإنه مدعوّ لتقديم عرض تقديمي قصير مدته خمس دقائق في الاجتماع التالي لغرفة التجارة"، توجد أربعة عناصر ينبغي الانتباه لها عند التحضير للخطاب، نذكرها فيما يلي:

• معرفة الجمهور: من المهم معرفة طبيعة الشريحة التي سيوجه إليها الخطاب، ولمعرفة ذلك تنبغي الإجابة عن مجموعة من الأسئلة، مثل: ما الذي يريده المستمعون؟ وما هي المشكلة التي ينبغي تقديم حلول لها؟ وهل توجد أمور خاصة بالمستمعين ينبغي أخذها بعين الاعتبار؟
• اختيار الموضوع: عند التحضير للخطاب ينبغي اختيار موضوع محدد وواضح، ثم تحديد نقاط القوة التي يتميز بها العمل الخاص، ومقارنتها بالمشكلات التي تواجهها الأعمال الأخرى في القطاع ذاته، ثم التركيز على نقاط القوة وربطها بحاجات المستمعين، ومن المهم تجنب محاولة تغطية الكثير من المعلومات، فمعظم الناس يتلقون عددًا هائلًا من المعلومات الجديدة كل يوم، فلا يستطيعون مواكبة كل ذلك؛ لذلك من المهم التركيز على نقطة أو نقطتين فقط.
• إجراء بحث موسع عن الموضوع: من المهم التحضير الجيد لموضوع الخطاب، لا سيما إذا كان المستمعون من أصحاب الاختصاص، ثم التركيز على العناوين التي تهمهم في الموضوع.
• كتابة الخطاب: من أجل تقديم خطاب جذاب وغير ممل؛ ينبغي ترتيبه ليحتوي في البداية على الموضوع المراد طرحه في الحديث، ثم عن الأمر الذي ينبغي معالجته في الموضوع ويجب أن يهم المستمعين، ومن المهم كذلك صياغته بطريقة يسهل التعبير عنها بلغة الأعمال، ولا ضير من استخدام بعض العبارات التي تضفي جوًّا من المرح، كما يجب أن يكون العرض محددًا ومختصرًا، ويستعرض العناصر التي يُمكن إضافتها في نهاية الخطاب.

الخطاب الرسمي

يوجد نوعان من الخطابات الرسمية؛ الأول موجه لجهة خارجية، أما الثاني فخاص بالمخاطبات الداخلية، والخطابات الرسمية تحتوي على العناصر التالية^[٣]:

• يُبتدأ الخطاب الرسمي الموجه لجهة خارجية بكتابة المعلومات الخاصة بالمرسل، وفي حال كان الخطاب ممثلًا لجهة ما يمكن وضع الترويسة والمعلومات الخاصة وسط الصفحة.
• ينبغي بعدها كتابة تاريخ الخطاب المرسل لسببين: أولهما إذا كان الغرض من الخطاب هو تحديد مهمةٍ أو وظيفةٍ ينبغي إتمامها في وقت محدد، فهذا يعطيه إطارًا زمنيًّا للعمل خلاله، أما السبب الثاني يتعلق بالأرشفة لغايات قانونية للمستقبل.
• يكتب اسم الشخص الذي يوجه له الخطاب ومنصبه، ثم اسم الجهة التي يمثلها والعنوان.
• تكتب التحية التي تعتمدها الجهة المُرسلة للخطاب.
• يُكتب متن الخطاب، ومن المهم الإشارة إلى أنه يفضل ألا يكون أكثر من ثلاث فقرات؛ في الفقرة الأولى وبعد التحية يكتبُ الغرض من الخطاب بطريقة مباشرة وواضحة، وفي الفقرة الثانية يوضح المطلوب بمثال أو شرح مقتضب، أما في الثالثة يمكن تقديم موجز حول الطريقة المفضلة أو المتبعة للعمل، ويختم الخطاب بتقديم التحية.
• بعد الانتهاء ينبغي تدقيق الخطاب ومعالجة الأخطاء أو الإضافة والحذف على الخطاب قبل إرساله.
• لا بد من استخدام خط معين وحجم ثابت في الخطابات الرسمية، وهذا أمر تعود محدداته للجهة المعنية.

الخطاب الجماهيري

توجد العديد من الخطابات الجماهيرية؛ فهي متعددة الأغراض والأهداف، وفيما يلي جملة من المحددات الضرورية عند كتابة الخطابات الجماهيرية^[٤]:

• الغرض من الخطاب: ينبغي في البداية تحديد الهدف من الخطاب، فقد يكون الهدف التحفيز والإثارة أو التعليم والتثقيف أو يتعلق بالتعبئة السياسية والاجتماعية، لا سيما وأن الهدف يفرض طريقة العرض وهيكلة الخطاب.
• الجمهور: من المهم معرفة الجمهور المستهدف بدقة؛ لأن ذلك يساهم في تحديد اللغة المستخدمة وطريقة عرض الأفكار وطبيعتها.
• طول الخطاب: من المهم تحديد طول الخطاب، وهو أمر يتعلق بعنصري الغرض من الخطاب وطبيعة الجمهور المستهدف.
• متن الخطاب: عند كتابة الخطاب لا بد من وضع هيكلة له، ثم توزيع الأفكار على فقرات بعد اختيار التسلسل المتبع في العرض، فضلًا عن القصص أو التجارب أو العبارات المعبرة عن فحوى الخطاب.
• مسودة الأفكار: عند كتابة الأفكار ينصح بعرض الأفكار على دفعة واحدة، ثم العودة لها من جديد لإعادة صياغتها وتحسين لغتها وتطويرها.
• المقدمة: لا بد من اختيار مقدمة مناسبة تنسجم مع الجمهور والحدث، لتجيب عن أسئلة تتعلق بسؤالي "من؟" و"لماذا؟"، كما تعد المقدمة من أهم فقرات الخطاب، لا سيما وأنها تعطي انطباعًا مبدئيًّا عن الجهة التي يمثلها الخطاب.
• المراجعة والتدرب على الخطاب: مراجعة الخطاب وتدقيقه والتدرب على إلقائه وطريقة عرضه تعد من المسائل المهمة، فضلًا عن تحديد المواضع التي ستُقيد بالنص المكتوب والمواضع التي سيرتجل فيها الملقي في التفسير والشرح.
• الخلاصة: تتعلق بالفكرة الرئيسية التي يراد من الجمهور تذكرها أو الخروج بها، وهنا يمكن استعراض قصة معبرة أو تجربة ملهمة تتمحور حول الموضوع الرئيسي والغرض من الخطاب.

من المهم تكثيف الخطاب أو اختصاره في عبارة واحدة معبرة وواضحة، فقد اشتهر الرئيس الأمريكي جون ف. كينيدي بالإعلان التالي في خطابه الافتتاحي لعام 1961: "لا تسأل عما يمكن أن يقدمه بلدك من أجلك، بل اسأل عما يمكن أن تقدمه لبلدك"؛ لذلك من المهم تكثيف الرسالة التي يُراد إيصالها في حدود 15-20 كلمة، ثم بناء الخطاب حول تلك العبارة وربطها بالمستقبل، ومن المهم كذلك في الخطابات الجماهيرية التكرار، ولكن بطرق مختلفة وأساليب متنوعة من أجل خدمة الفكرة الرئيسية التي يراد إيصالها للجمهور، ومن المعلوم أن التكرار يستخدم فقط في الخطابات الجماهيرية خلافًا للخطابين السابقين، كما أن اللجوء إلى الأسئلة المفتوحة والمغلقة مهم لتحريك الأذهان وجذب الانتباه وإنهاء الخطاب بطريقة ملهمة^[٥].

من حياتكِ لكِ

تشير العديد من الدراسات إلى أنّ الإناث يتفوقن على الذكور بالتعبير؛ فقد أشارت دراسة أجريت على عينة من الإناث والذكور إلى تفوق الإناث في المحددات التالية: عدد الكلمات المستخدمة في الكتابة وتسلسل الكلمات واستخداماتها في الجمل، وتعدّ آثار هذه النتائج مهمة للغاية بالنسبة لعلماء النفس على المستويين النظري والتعليمي^[٦]، وإليكِ النصائح الآتية حتى تكتبي خطابًا رسميًّا سريعًا لمدير عملك:

• حدّدي الفكرة الرئيسية من الخطاب، واكتبي عنها فقط.
• استخدمي الجمل القصيرة والبسيطة غير المعقدة مطلقًا.
• حافظي على اتساق لغة الخطاب، وتجنّبي الأخطاء الإملائية أو النحوية.
• اقرئي الخطاب بصوت عالٍ بعد انتهائكِ من كتابته حتى تتحققي من أنّه جاهز للإرسال.
• تحقّقي من الملفات المرفقة إن وُجدت قبل إرسال الخطاب.

المراجع

1. ↑ "كيف تكتب خطاب مميز "، for9a، اطّلع عليه بتاريخ 22-08-2019. بتصرّف.
2. ↑ Laura Spencer (2018/3/30), "How to Write a Great Speech for Public Speaking in 7 Steps"، business.tutsplus, Retrieved 2019/11/26. Edited.
3. ↑ wikihow, "how to write a formal letter"، wikihow, Retrieved 2019/11/22. Edited.
4. ↑ Joanna Cutrara (2018/3/21), "If You Want to Write a Great Speech, Here’s How to Do It"، grammarly, Retrieved 2019/11/26. Edited.
5. ↑ Jeff Schmitt (2013/7/16), "10 Keys To Writing A Speech "، forbes, Retrieved 2019/11/26. Edited.
6. ↑ Jamie Y. Fearrington, Patricia D. Parker and others (2013/11/11), "GENDER DIFFERENCES IN WRITTEN EXPRESSION CURRICULUM‐BASED MEASUREMENT IN THIRD‐ THROUGH EIGHTH‐GRADE STUDENTS"، onlinelibrary.wiley, Retrieved 2019/11/26. Edited.