إن كنت عاملة فالوقت هو التحدي

إن كنت عاملة فالوقت هو التحدي

أهمية تنظيم الوقت

إن تنظيم الوقت هو التخطيط والسيطرة على الوقت الضائع واستغلاله في أعمال أكثر أهمية لزيادة الكفاءة وتحقيق التوازن الأفضل بين الحياة الخاصة والعمل، كما يُحسّن الأداء ويُحقق الأهداف المرجوّة بجهد أقل واستراتيجيات أكثر فعالية، وإن الفشل في إدارة الوقت يؤدي لعدّة مُشكلات منها: المماطلة وعدم التركيز، واختلال التوازن في نواحي الحياة، وإنجاز المهام بجهد أكبر وجودة أقل، كما يؤثر على العلاقات في العمل وإضاعة المواعيد الهامة.


تتلخّص فوائد تنظيم الوقت في ما يلي[١][٢]:

  • تسليم العمل والمشاريع في الوقت المُحدد وإدارة المهام وجدولتها بطريقة أكثر فاعلية لإنجاز المهام في الوقت المطلوب.
  • تقديم نتائج وأعمال بجودة أكبر ومعايير أعلى، فتحديد الأولويات يُتيح التركيز على المهام المهمة.
  • زيادة الإنتاجية والسرعة في أداء المهام.
  • التقليل من التسويف والمماطلة والتأجيل من خلال معرفة المهام الإضافية ووقت التخلص منها.
  • التخلص من القلق والتوتر والإرهاق حيال تعدد المهام.
  • التركيز على الحياة الشخصية والعلاقات خارج العمل، والشعور بالهدوء والطمأنينة والمتعة في الحياة.
  • اكتساب سمعة جيدة في العمل مما يُتيح للشخص مزيدًا من الفرص العملية المُختلفة.
  • إيجاد وقت للحصول على نُزهة وممارسة الأنشطة الترفيهية التي تُجدد النشاط وتُنعش العقل.
  • تحقيق المزيد من الرغبات والطموحات بجهد أقل من خلال التحكم في الوقت.
  • اتخاذ قرارات أفضل وذلك بالتخلص من الضغط الناتج من الشعور بعدم امتلاك الوقت الكافي.
  • زيادة الفرصة في التقدم في الحياة نتيجة التركيز على النجاحات المُستمرة واتخاذ القرارات السليمة والتوقف عن مُتابعة الآخرين.
  • إيجاد الوقت الكافي لتعلم المزيد من المهارات وتطوير الذات.


كيف تنظّمين وقت العمل لتؤدّي كلّ عملكِ؟

تمرّين في العديد من الأوقات بالتخبط والإحباط من العالم بسبب تعدد المهام وكثرة التسويف وعدم القدرة على الموازنة، كما تشعرين أن الوقت هو الذي يملككِ ولست أنتِ من تملكينه، وإليكِ في ما يلي بعض الخطوات لتُديري الوقت جيدًا[٣]:

  • انتبهي أين يضيع وقتكِ وكيف يمر؛ وذلك بتتبع أنشطتكِ اليومية، ثم حددي مقدار ما يُمكنكِ إنجازه في اليوم الواحد وركّزي على الأنشطة الهامة والتي تُحقق عائدًا أكبر لكِ، ثم ستكتشفين مقدار الوقت الضائع في الأنشطة غير المُنتجة والمحادثات الجانبية.
  • أنشئي جدولًا يوميًّا لمهامكِ، ولا تبدئي يومكِ دون قائمة مهام مُنظمة وخُطة واضحة، وابدئي بإتمامها وفقًا للأولويات وضعي في بداية قائمة اليوم التالي المهام التي لم تستطيعي إنجازها في اليوم السابق.
  • حددي أولوياتكِ وأزيلي المهام غير الأساسية من القائمة، ثم اختاري أربع مهام عاجلة وأنجزيها أولًا لتُحققي أهدافكِ الأساسية.
  • استخدمي مصفوفة أيزنهاور والتي تعتمد على تقسيم المهام لأربعة أرباع هي:
    • مهم وعاجل: وهي التي لها مواعيد نهائية لتسليمها ويجب إنجازها.
    • مهم وليس عاجلًا: هي التي تتضمن استراتيجيات تطوير طويلة المدى وتحتاج للكثير من الوقت.
    • عاجل وليس مهمًّا: والتي يُمكنكِ أن تطلبي من أحدهم إنهاءها بدلًا عنكِ إن أمكن ذلك.
    • ليس مهمًّا وليس عاجلًا: هي أنشطة تضيع وقتك ويجب إهمالها.
  • جمّعي المهام المتشابهة معًا حتى لا يتشتت انتباهكِ، وأوقفي تشغيل إشعارات الهاتف حتى لا تشغلكِ.
  • تجنّبي جمع عدّة مهام معًا وركزي على عمل واحد فقط.
  • حددي وقتًا مُعينًا لكلّ مهمة وتأكدي من إنجازها في الوقت المحدد.
  • توقفي بين كلّ مهمة والأخرى وامنحي نفسكِ قليلًا من الراحة.
  • ارفضي أي طلب من شأنه أن يُقلل تركيزكِ وقولي لا للملهيات.
  • ركزي على الأعمال التي تُحقق قيمة أكبر وتساعد في تحقيق باقي الإنجازات من أعمالك اليومية.
  • حافظي على نظافة مكان عملكِ وتنظيمه حتى لا تُضيعي الوقت في البحث عن حاجياتكِ.
  • ابتعدي عن وسائل التواصل الاجتماعي وأغلقي الهاتف لو استطعتِ ذلك، وأغلقي جميع علامات التبويب باستثناء التي تعملين عليها.
  • حددي عوامل التشتيت التي تستنزف وقتكِ وتخلّصي منها.
  • اتبعي نظامًا غذائيًّا صحّيًّا واشربي كميات كافية من الماء وخذي قسطًا كافيًا من النوم لتزيدي تركيزكِ.


كيف تنظّمين الوقت بين العمل وحياتكِ الخاصة؟

إنه لأمر صعب بدايةً أن تُحققي التوازن بين عملكِ والاعتناء بنفسكِ والاعتناء بأسرتكِ وأطفالكِ والحفاظ على العلاقات الاجتماعية في الوقت نفسه، ولتحصلي على نتيجة مُرضية وحياة سعيدة اتّبعي النصائح التالية[٤]:

  • أحسني إدارة وقتكِ ويومكِ، واستيقظي باكرًا لتحصلي على ساعات إضافية أكثر هدوءًا قبل استيقاظ الجميع.
  • خصصي بعض الوقت لأشيائكِ الخاصة كالهوايات والعلاقات الاجتماعية، أو مارسي الرياضة كالركض وركوب الخيل واحتسي كوبًا من القهوة في مكان جميل في الهواء الطلق، أو تناولي العشاء مع صديقتكِ.
  • ابحثي عن طرق لتداخل المهام كأن تُمارسي هواياتكِ مع أطفالكِ.
  • ضعي مصلحتكِ أولًا حتى في أوقات فراغكِ.
  • ابتعدي في أوقات فراغكِ عن مكان العمل وتفرّغي لنفسكِ وأسرتكِ.
  • ضعي يومًا في الأسبوع ضمن قائمتكِ لتقتربي من عائلتكِ وتُحافظي على تواصلكِ مع الأقرباء.
  • أنجزي أعمالكِ في الأوقات المُحددة واتركي المُتبقي لليوم التالي.
  • أخبري زُملاءكِ بخُططكِ ليتمكّنوا من مُساعدتكِ إذا احتجتِ للمُغادرة أو الإجازة.
  • أنهي الأعمال الضرورية قبل مُغادرتكِ مكان العمل حتى يتمكّن عقلكِ من التركيز في باقي المهام خارج العمل.
  • عندما تشعرين بالتعب من العمل توقّفي قليلًا وأجري مُكالمة مع صديقاتكِ أو والدتكِ وتحدّثي بمواضيع خارجة عن نطاق العمل.
  • ضعي في اعتباركِ المهام التي ستُشعركِ أن يومكِ هو المثالي وأنجزيها أولًا.
  • زوّدي منزلكِ باحتياجاتكِ من البقالة في يوم واحدٍ من الأسبوع لتتجنّبي ضياع الوقت في التسوق يوميًّا.


كيف تتعلّمين مهارات تنظيم الوقت وإدارته؟

إن تنظيم الوقت وإدارته مُرتبط في زيادة الإنتاجية وتعلّم المهارات التنظيمية، وإليكِ في ما يلي بعض المهارات التنظيمية التي ستُعينكِ في حياتكِ[٥]:

  • أعدّي قائمة لليوم التالي في المساء أو الليلة السابقة قبل النوم، ليستمر عقلكِ الباطن في التفكير بالمهام ولتستمتعي بنوم عميق دون أرق، ولتستيقظي في الصباح الباكر بنشاط ورؤية كاملة لما ستنُجزينه.
  • ضعي خُطّة لليوم والأسبوع والشهر إن استطعتِ ذلك، مما يُشعركِ بالسيطرة وتولي زمام الأمور ويزيد من احترامكِ لذاتكِ ويُقوّي شخصيتكِ.
  • استيقظي باكرًا لتتمكّني من التفكير والتخطيط، فمعظم الأشخاص الناجحين يستيقظون في الساعة الخامسة فجرًا أكثر من أولئك الذين ينامون لآخر لحظة مُمكنة.
  • استمتعي ببضع دقائق هادئة قبل البدء بالعمل مما يُوفر لكِ التركيز في تنفيذ المهمة ويزيد إبداعكِ.
  • احفظي ملفاتكِ في مكان واحد ورتّبيها وفقًا للحروف الأبجدية؛ ليُسهّل عليكِ إيجادها واسترجاعها سريعًا، واحتلفظي بقائمة رئيسية تحتوي على جميع الملفات الفرعية من النوع نفسه.
  • استفيدي من وقت الذروة وهو الوقت الذي يزداد فيه نشاط عقلكِ وأنجزي فيه قدر ما تستطيعين.


المراجع

  1. Sandeep Kashyap (24-6-2019), "Importance of Time Management in the Workplace"، proofhub, Retrieved 21-5-2020. Edited.
  2. "Why Time Management Is Important", appointmentplus,15-10-2015، Retrieved 21-5-2020. Edited.
  3. Lauren McNeely, "10 Tips for Mastering Time Management at Work"، lucidchart, Retrieved 21-5-2020. Edited.
  4. "37 Tips for a Better Work-Life Balance", themuse, Retrieved 21-5-2020. Edited.
  5. "6 Time Management And Organizational Skills To Easily Increase Productivity", briantracy, Retrieved 21-5-2020. Edited.