طريقة كتابة رسالة ادارية

طريقة كتابة رسالة إدارية

يجب البدء بتنسيق الرسالة تنسيقًا احترافيًّا، وتضمين عنوان الشركة إن كان الخطاب جزءًا من بيان رسمي مكتوب، ثم إدراج المعلومات الآتية^[١]:

• كتابة التاريخ في الجزء العلوي من الرسالة.
• تضمين العنوان والمُسمّى الوظيفي الخاص بالمُرسِل إن لزم الأمر.
• كتابة عنوان المُستلم واسمه أو القسم الذي يعمل فيه داخل الشركة على الأقل.
• شرح الغرض من الرسالة بكلمات بسيطة مع تجنّب الكتابة المُنمّقة التي تنتقص من الغرض من الرسالة، إذ يجب أن يكون الأسلوب مُهذّبًا، مع تجنّب الخطاب الجدلي الذي قد يأتي بنتائج عكسيّة.
• مُراجعة الرسالة قبل إرسالها بالبريد للتأكّد من أنّها لا تحتوي على أخطاء إملائيّة أو نحويّة.

نموذج رسالة إدارية رسمية

أحد المواقف الشّائعة هو أن يحتاج طالب الدراسات العُليا في السنة الأولى أو الثانية إلى الاتصال بأستاذ فيما يتعلّق بالتعرّف على بحث الأستاذ وربما الانضمام إلى مجموعته البحثيّة، ويُمكن أن يكون الطالب جديدًا في البحث أو لم يقابل الباحث من قبل، فيما يلي مثال على رسالة إداريّة مُختصرة وذات طابع احترافي يُمكن كتابتها في هذه الحالة^[٢]:

• الموضوع: طلب اجتماع.
• عزيزي الدكتور (هنا يوضع اسم الدكتور المُرسل إليه هذه الرسالة).
• أوصى الدكتور (هنا يوضع اسم الدكتور الذي أوصَى بالدكتور المسؤول عن البحث) أن أتصل بك، أنا طالبة دراسات عليا في السنة الأولى في علم إدارة المشاريع، إذا أمكن سأكون مُهتمةً بمعرفة المزيد عن بحثك، وفرص التناوب المحتملة في مجموعة البحث الخاصة بك، يُرجى إعلامي إن كنت ستكون مُتاحًا للقاء في وقت ما الأسبوع المقبل.
• شكرًا لك،
• اسم المُرسِل (هنا يوضع اسم الطالبة المُرسِلة للرسالة).

نموذج رسالة إدارية عن شكوى

أحد المواقف الشائعة هو تقديم شكوى ضد سوء الخدمة في مكان ما، ويجب أن يبدأ الشخص بالاتصال بالشركة التي لديه شكوى ضدّها، ثم إرسال بريد إلى المدير للإبلاغ عن خدمة العملاء السيئة التي تلقّاها من أحد الموظفين، وإن كان يتعامل مع شركة كبيرة ولم يكن البريد المُباشر للمدير مُتاحًا على الفور، يُمكن دائمًا إرسال بريد إلكتروني إلى الموارد البشريّة باستخدام النموذج الآتي^[٣]:

• التاريخ (هنا يوضع تاريخ إرسال الرسالة).
• اسم المدير أو المسمى الوظيفي.
• اسم المنظمة أو الشركة.
• العنوان (هنا يوضع عنوان الشركة التي ستُرسل الرسالة إليها).
• الموضوع: رسالة شكوى بخصوص سوء الخدمات.
• عزيزي (الاسم)،
• هنا يوضع سبب إرسال الشكوى بطريقة حيادية ومُهذّبة وواضحة، على سبيل المثال سنُقدّم هنا شكوى لشخصٍ مشترك بصالة الألعاب الرياضية، وقد وجَد مشكلةً مع المدرب الجديد:
  • يؤسفني أن أقول أنّني أمتلك بطاقة عضويّة في صالة الألعاب الرياضيّة لمدّة 5 سنوات تقريبًا، ولكن للأسف وجدت مشكلة كبيرة مع المدرب الجديد قبل يوم أمس (التاريخ: اليوم/الشهر /السنة)، عادةً ما يكون لديّ جلسات خاصّة مدفوعة الأجر مع المدرّب من الساعة 7 صباحًا حتى 8 صباحًا، ولكن لأي سبب كان، كان يحضر جلسة مع مجموعة أخرى خلال وقتي، ولذلك لم أتمكّن من حضور جلستي واضطررت إلى العودة إلى المنزل لإتمام ارتباطات مُلحّة أخرى، ولم يُقدّم المدرّب الجديد أيّ اعتذار عن سلوكه.
  • أعتقد أنّه من مصلحتك الفُضلى أنّ تتّخذ إجراءات صارمة فيما يتعلّق بالمسألة المذكورة أعلاه.
  • مع الشكر،
• اسم المُرسِل (هنا يوضع اسم الشخص المُرسِل للرسالة).
• عنوان المُرسِل (هنا يوضع عنوان الشخص المُرسِل للرسالة).
• رقم الاتصال والتوقيع (هنا يوضع رقم وتوقيع الشخص المُرسِل للرسالة).

نصائح عامة عند كتابة الرسائل الإدارية

معظمنا مُعتاد على كتابة رسائل سريعة وغير رسمية لأصدقائنا وعائلاتننا، وغالبًا ما تكون مليئة بالعامية والاختصارات وتفتقر إلى أيّ بنية مُنتظمة أو احترافيّة، ولكن عند الكتابة إلى أستاذ أو باحث أو مسؤول، قد يزيد الأسلوب المُهذّب في كتابة البريد الإلكتروني من المصداقيّة، وفيما يأتي الممارسات الأساسية الأخرى لكتابة الرسائل الاحترافية^[٢]:

• لهجة رسمية: إنّ استخدام لهجة رسميّة يؤدّي إلى تعزيز احترافيّة الرسائل الإداريّة من خلال نقل الاحترام لمتلقّي الرسالة، وهذا يشمل تجنّب الاختصارات واللغة العاميّة والتأكّد من استخدام المصطلحات المهذّبة مثل (من فضلك، وشكرًا لك، وإن أمكن، وحسب الحاجة) عند الحاجة لذلك، ويجب أيضًا أن تكون الرسائل الإداريّة الخاصّة بك مُنظّمة بطريقة جيّدة كأن تبدأ بكلمة عزيزي بدلًا من مرحبًا أو أيّ تحيّة غير رسمية مُماثلة، وقد تتضمّن النهاية الرسميّة للرسالة (مع خالص التقدير أو مع أطيب التمنيات أو مع أطيب التحيات) اعتمادًا على السياق.
• كتابة موجزة: يحتمل أن يكون المستلم منشغلًا بعمله، لذلك من الأفضل أن تكون الرسالة مُختصرةً احترامًا لوقته، يتضمّن ذلك شرح مضمون الرسالة ببضع جمل فقط مع ذكر من أوصى بكتابة الرسالة إن أمكن، والوصف بإيجاز عن خلفية المرسل إن لم يكن المستقبل على دراية به سابقًا، مع توضيح الغرض من الرسالة والخطوة التالية المتوقّعة (غالبًا طلب)، وشُكر مُستلم الرسالة على وقته، ونتيجةً لذلك يُمكن أن يكون نص رسالة البريد الإلكتروني الاحترافية الفعّالة مُوجزة بطول 2-5 جمل.

المراجع

1. ↑ "How to Write an Administrative Letter", bizfluent, 2017-09-25, Retrieved 2020-12-05. Edited.
2. ^ ^{أ ب} Michaela Panter, "How to Write a Professional Email", aje, Retrieved 2020-12-05. Edited.
3. ↑ "How to Write a Complaint Letter [ 5 Template Samples"], formpl, Retrieved 2020-12-05. Edited.