كيف تكتب خطة عمل

كيف تكتب خطة عمل

خطة العمل

تُعرَّف خطة العمل بأنها الوصف الذي يُكتب للتعبير عن النشاطات المستقبلية والإجراءات والخطوات المراد اتباعها بهدف تأسيس المنشأة وتنظيمها، وفيها تُذكر جميع الأعمال المراد إنجازها والوقت الذي يحتاجه إنجاز كل عمل والوسيلة المستخدمة في الإنجاز، وفيما يتعلق بالتخطيط فإنَّ المقصود به هو تحديد الهدف، والسعي لتنفيذه من ناحية وضع التصورات المسبقة لجميع النشاطات المستقبلية والإجراءات والخطوات التي يجب اتباعها بهدف الوصول للهدف المنشود، كما أنه يُحدد المتطلبات والبدائل والحلول الخاصة بأي نوع من العوائق أو المشكلات التي يتعرض لها الإنسان خلال تنفيذ الخطة[١].


أقسام خطة العمل

تُقسم خطة العمل إلى الأقسام التالية[٢]:

  • الملخص التنفيذي: يتكوّن من صفحة أو صفحتين، وهو يوضح أهم النقاط التي ترد في خطة العمل وأبرزها، ويتوجب عرضه بطريقة جذابة وتجارية لينجذب القارئ لمتابعة قراءة جميع أركان الخطة، كما يُوضع الملخص التنفيذي في مقدمة التقرير، ولكن صياغته تُكتب بعد الانتهاء من عملية كتابة التقرير أو إعداد الدراسة.
  • وصف المشروع: يُعطي هذا القسم لمحة عن تاريخ المشروع بالنسبة للشركات المنشأة، وهو يجيب عن الاسم التجاري للشركة أو المشروع وطريقة تنظيمه، كما يُحدد أصحاب المشروع تاريخ التسجيل في الشركة أو الشركات والبدء الفعلي فيه والإنجازات التي حققتها الشركة.
  • وصف المنتج أو الخدمة: يُعد هذا القسم توضيحًا مختصرًا واضحًا للمنتجات أو الخدمات التي توفرها الشركة، ويتطلب الكتابة بأسلوب سهل وبسيط، كما يجب إرفاق المعلومات الفنية ضمن الملحق، والتركيز على الفوائد أو النتائج التي توفر الحلول المقترحة للشرائح المستهدفة المختلفة.
  • خطة التسويق: تُعرَّف هذه الخطة بأنها مراجعة لظروف القطاع أو بيئة العمل، وهي تحديد دقيق للشرائح المستهدفة من السوق، كما أنها تُحلل نقاط القوة والضعف للشركات المنافسة، وهي خطة ترويجية خاصة ببيع المنتجات والخدمات في السوق.
  • القطاع: وصف تفصيلي لجميع الظروف الموجودة في قطاع المشروع، وهي تُحدد أي القطاعات التي تعمل في الشركة، والظروف السائدة في القطاع، وطريقة دخول الشركة للقطاع.
  • العملاء: يتخصص هذا القسم بوصف السوق بوضوح، والشريحة المستهدفة، كما أنه يشمل الاحتياجات ورغبات العملاء والحلول التي تقدمها الخدمات أو المنتجات للسوق المستهدف، ويجيب القسم عن العملاء من ناحية اسمهم وعمرهم وجنسهم وخصائصهم الاقتصادية والاجتماعية والشركات من ناحية الحجم والقطاع، بالإضافة لاحتياجات العملاء ورغباتهم ومكان وجودهم والطريقة التي يُمكن من خلالها تلبية احتياجات العملاء للخدمات أو المنتجات.
  • المنافسة: يختص هذا القسم بتوضيح الشركات المنافسة التي توفر الحلول المتشابهة أو المنسوخة بالنسبة للسوق المستهدف، وهو يُحدد نقاط القوة والضعف لكل شركة منافسة، كما يُحدد كيف يُمكن للشركة احتلال مكانة خاصة بها في السوق من بين الشركات الموجودة، ويتوجب عدم افتراض وجود أي منافسات، وهذا القسم يُجيب عن تساؤلات خاصة بالمكان الذي يجب شراء المنتجات والخدمات منه، ويُحدد الشركات التي توفر المنتجات والخدمات المتشابهة، ونقاط القوة والضعف في الشركات المنافسة، والطريقة التي يُمكن من خلالها للشركة احتلال مكانة خاصة بها في السوق من بين الشركات الموجودة.
  • الإعلان والترويج: يُخصص هذا القسم بهدف عرض طريقة توصيل المنتجات والخدمات الموجودة في السوق، وهو يتطلب شمولية في المعلومات الخاصة بأماكن التسويق وحملات الإعلان والدعاية والعلاقات العامة والقنوات التوزيعية، والإعلان والترويج يرتكز على طريقة التواصل مع العملاء وقرار العملاء في الشراء والمكان الذي يتوجب شراء المنتجات والخدمات منه للعملاء وطريقة الاستفادة من مختلف الجهود والقنوات التسويقية وطريقة قياس نجاح الجهود التسويقية والإعلانات.
  • الموقع: يُحدد عنوان الشركة الفعلي وما إذا كان الموقع مهمًّا والمنطقة الخاصة أو البنايات أو التحسينات التي يجب عملها على الموقع، كما يُحدد المميزات المطلوبة للموقع وطريقة الاستفادة من الوجود في المركز الوطني للأعمال.
  • الموردون: وهي حالة التصنيع الخارجي أو الاعتماد على شركات التعاقد التي تقدم الخدمات، ومن الضروري معرفة الطريقة الصحيحة بهدف التواصل مع تلك المصادر، كما أنَّ القسم يُحدد أهم الموردين والشركات التي يجب التعاقد معها.
  • الإدارة: إنَّه لمن الضروري معرفة الموارد الداخلية الموجودة بهدف متابعة سير المشروع ونموه، والموارد الضرورية التي يجب البحث عنها، كما يجب توضيح فريق الإدارة والإمكانيات الفنية أو التسويقية أو التجارية الضرورية للنجاح، بالإضافة لأهمية تحديد المدراء والمستشارين الذين يجب التشاور معهم.
  • الخطة المالية: يُوضح هذا القسم النتائج المالية السابقة والتوقعات المستقبلية التي تُبنى على أساس الافتراضات المنطقية والمعقولة، وإذا قدمت الخطة للحصول على التمويل فإنَّه من الضروري تحديد المصادر التمويلية واستخدامات الأموال.


فوائد تخطيط الأعمال

توجد العديد من الفوائد الخاصة بتخطيط الأعمال، وأهمها ما يلي[٣]:

  • الوضوح: إذ تستخدم الخطة بهدف تحديد الأهداف وإدارة الأهداف المحددة والقابلة للقياس مثل المبيعات والمنتجات الجديدة والتسويق، كما أنها تحدد نسبة النجاح بموضوعية.
  • التوقعات الأفضل: إذ إنّ استخدام الخطة يُحسّن التوقعات الخاصة بالأشياء مثل المبيعات وتكاليفها ومحركاتها ومعالجة مشكلات العملاء والعمليات التجارية.
  • الأولويات المنطقية: بغض النظر عن الاستراتيجيات توجد أولويات للعوامل الأخرى الخاصة بالشركة مثل النمو والأمور الإدارية والمالية، لذا يُنصح باستخدام خطة بهدف وضع أساس لها، ثمَّ مراجعة تطور الأعمال.
  • تفويض المهام: تُعد خطة العمل من الطريقة المثالية لتوضيح الشخص المسؤول عن المهام المعينة، إذ يجب أن يكون لكل مهمة مسؤول واحد.
  • سهولة إدارة أعضاء الفريق وتتبع النتائج: يقر الكثير من الناس بحاجتهم لإجراء المراجعات المنتظمة الخاصة بأعضاء الفريق، كما يعترفون بأنهم يكرهون المراجعات، والخطة هي تنسيق رائع بهدف تحديد التوقعات والنتائج، بالإضافة إلى التصحيحات الخاصة بدورات تدريب أعضاء الفريق.


خطة العمل في العصر الحديث

تطورت خطة العمل في العصر الحديث، إذ تحولت من الخطط الورقية المكتوبة إلى الخطط التفاعلية المصورة، ومما لا شكَّ فيه أنَّ هذا الأمر تطبقه الشركات الكبرى الناجحة، إذ إنها تُحدد طريقها، وتُصور الاتجاهات التي ستسلكها، والمحطات التي تتوقف عندها، وتجدر الإشارة إلى أنَّ الخطة ملخص لحجم السوق الذي تعمل فيه، وهي كفيلة بتهيئة وجود الشركة أو منشأة العمل في البيئة، كما أنها تتكيف مع الظروف المنافسة، وفي حال البحث عن دواء لسبب عدم نجاح المؤسسة فيجب التحضير والتجهيز لخطة العمل وتحديثها، فقد نجد علة في طريقة تمويل المشروع الخاص أو عدم اختيار العميل الصحيح، وهكذا فقد تتغير خطة العمل بحسب المناسب والملائم[٤].


المراجع

  1. "منظمة العمل العربية"، microfinancegateway، اطّلع عليه بتاريخ 12-12-2019. بتصرّف.
  2. "خطة عمل المشروع"، المركز الوطني للأعمال، اطّلع عليه بتاريخ 12-12-2019. بتصرّف.
  3. Tim Berry, "10 Business Plan Benefits You Might Be Forgetting"، entrepreneur, Retrieved 12-12-2019. Edited.
  4. "لماذا نحتاج إلى خطة عمل؟"، الاتحاد، 11-7-2014، اطّلع عليه بتاريخ 12-12-2019. بتصرّف.
353 مشاهدة