محتويات
استخدام الموظفين لوسائل التواصل الاجتماعي في العمل
تحدّ العديد من أماكن العمل من استخدام وسائل التواصل الاجتماعي خلال ساعات العمل، لكن إدمان استخدامها في الحياة الشخصية سينقل بالتأكيد استخدامها إلى أماكن العمل، والخبر السار أنَّ منصّات التواصل الاجتماعي تساعد على زيادة ظهور الموظفين في المجتمع والوصول إلى المزيد من العملاء والبقاء على اطلاع، لذا تعد كتابة سياسة واضحة لاستخدام وسائل التواصل الاجتماعي للموظفين طريقة جيدة لضمان الاستخدام السليم لهذه المواقع، والحد من استخدامها الشخصي خلال ساعات العمل، ومن الأفضل عادةً جمع البيانات من الموظفين عند كتابة سياسة وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بالمؤسسة، والحفاظ أيضًا على منهج إيجابي وتجنُّب التركيز على الإجراءات التأديبية لسوء السلوك، فلا ينبغي أن تكون السياسة مقيدة للغاية.
فيما يلي بعض العناصر التي يجب أن تغطيها سياسة وسائل التواصل الاجتماعي[١][٢]:
- الفصل بين الاستخدام الشخصي والمهني: يجب على الموظفين فصل وجودهم الشخصي عن المهني على وسائل التواصل الاجتماعي، إذ تبقى المشاركات موجودة على وسائل التواصل الاجتماعي على الإنترنت إلى الأبد، لذا يجب على الموظفين الانتباه إلى سمعة الشركة، والتصرف بعناية ومسؤولية لحماية صورتها وسمعتها في سوق العمل.
- إخلاء المسؤولية: إذا ذكر الموظف مكان عمله في الملف الشخصي على منصات التواصل الاجتماعي الشخصية الخاصة به، فيجب عليه أيضًا تضمين بيان إخلاء مسؤولية يُفيد بأنَّ آرائه وتعليقاته شخصية، ولا تعكس وجهة نظر الشركة أو إدارتها لتُّجنب سوء الفهم.
- التفكير قبل النشر: يجب أن تكون المشاركات التي تتم نيابةً عن الشركة متسقة مع ممارسات وأهداف التسويق والعلاقات العامة للنشاط التجاري، لذا يجب على الموظفين توخي الحذر خصوصًا بشأن الكشف عن المعلومات السرية أو الخاصة، أو الدخول في مناقشات قد تشوِّه سمعتهم أو سمعة الشركة.
- احترام حقوق النشر: يجب على الموظفين الذين يشاركون الروابط عبر الإنترنت، التأكد من أن مصدر المحتوى الذي تتم مشاركته مرموق، ويجب عليهم أيضًا الحماية من الانتحال من خلال نسب المواد التي يستخدمونها إلى مصادرها، وتجنُّب مشاركة العلامات التجارية ذات الملكية الفكرية على الحساب دون موافقة أصحابها.
- تجنب الكشف العام عن المعلومات الشخصية: يجب على الموظفين تحديد كمية المعلومات الشخصية التي يودون الكشف عنها عبر الإنترنت.
- استشارة الزملاء: يجب على الموظفين استشارة الشخص المناسب في الشركة قبل الرد على أي استفسارات إعلامية، والتشجيع على مناقشة قضايا وسائل التواصل الاجتماعي بين الموظفين والأشخاص المعنيين للتعامل مع وسائل التواصل الاجتماعي، كما يجب إبلاغ قسم العلاقات العامة والتسويق قبل مشاركة أي محتوًى له تأثير كبير.
- الوضوح والجدية: يجب على الموظفين المسؤولين عن حسابات التواصل الاجتماعي الخاصة بالمؤسسة تجنُّب حذف التعليقات أو تجاهلها دون سبب، ويجب عليهم الاستماع والرد على الانتقادات، وأخذ الأمور على محمل الجد.
هل تساعد وسائل التواصل الاجتماعي الموظفين على الإنجاز؟
تجب مراجعة سياسة استخدام وسائل التواصل الاجتماعي في مكان العمل باستمرار، إذ أثبتت الكثير من الدراسات في الآونة الأخيرة أنَّ استخدامها في العمل يمكن أن يفيد المؤسسة بطرق عديدة، وأولها زيادة إنتاجية الموظفين وتعزيزها، كما توصلت دراسة أجراها الدكتور برينت كوكير من جامعة ملبورن أن لتصفح الانترنت آثارًا إيجابية، على الأقل بالنسبة للأصغر سنًّا من القوى العاملة في استعادة تركيزهم أثناء العمل، لذا يجب أن يُنظر إليه على أنه استراحة غير رسمية، لما له من تأثير على تحسين اليقظة وإنعاش العقل ليكون قادرًا على معالجة المهام المتعلقة بمستوى أفضل من التركيز، فقد يكون الفاصل الصغير هذا مفيدًا حتى يحصل الموظف على أفكار جديدة ووجهات نظر بديلة لمسائل عمله، واتخاذ قرارات أكثر فعالية في المستقبل، ويطوِّر آلية أفضل للتعامل مع الإجهاد في مكان العمل، ولزيادة الإنتاجية مع أصحاب العمل يمكن تأسيس وجود مفيد للشركة عبر الإنترنت، يُعد أداة تسويق استراتيجية لتحديد الأسواق المستهدَفة التي يمكنها تحقيق أكبر قدر من الأرباح للشركة، وأكثر فعالية من حيث التكلفة، كما لها جمهور واسع وعالمي، وتمتاز بأنها أكثر مرونة لتلبية احتياجات العملاء ورغباتهم، كما أنها قد تصبح أداة لفرص العمل كذلك، وتُعَدّ مفيدةً للتغذية الراجعة لتحسين الخدمات والمنتجات المُقدَّمَة، وحتى لاستمرار العلاقات بين الشركة والعملاء[٣].
ومن جهةٍ أخرى، يُفيد استخدام منصات التواصل الاجتماعي في العمل في التعُّرف على المنافسين في المنتج والخدمة والصناعة نفسها، وأخذ فكرة واسعة عن كيفية عمل الشركات ذات الأهداف المماثلة في السنوات الماضية، كما يمكن للموظفين التحقق من المحتوى الذي يجمع أكبر عدد من المشاركات من جمهوره، ومعرفة المحتوى الذي يثير اهتمام الناس، واستخدام هذه البيانات لتحليل موضوعات معينة شائعة في فترات زمنية معينة، وقد توفِّر شبكة المنافسين هذه أيضًا معلومات حول مسارات عملهم المستقبلية المحتملة[٣].
نصائح لتتجنبي الآثار السلبية لاستخدام هذه الوسائل في العمل
وسائل التواصل الاجتماعي هي مكان يتبادل فيه الأشخاص المعلومات والآراء والتجارب للتعلم والتطوير والاستمتاع، وبالرغم من إيجابياتها الكثيرة على العمل فلها آثار سلبية عديدة، وفيما يلي نصائح مهمة لكِ لتتجنبي المشكلات التي قد تنشأ عن الاستخدام اللامبالي لوسائل التواصل الاجتماعي في مكان العمل[١]:
- استخدمي وسائل التواصل الاجتماعي في الأوقات المسموح بها ضمن سياسات الشركة أو المؤسسة.
- تعرفي على جمهوركِ، بتخصيص بعض الوقت لمعرفة مَن تتحدثين إليه قبل الإجابة على سؤال أو الانخراط في محادثة، وذلك عن طريق قراءة الملف الشخصي للشخص والمشاركات والتعليقات السابقة لفهم مَن تتعاملين معه.
- أصلحي أخطاءك، إن كنتِ قد ارتكبتِ خطأ ما، اعترفي بذلك بسرعة وصححي المشكلة، وإن أردتِ تعديل شيء نشرتيه مسبقًا، فكوني واضحةً بخصوص أنكِ تجرين التعديل واشرحي السبب.
- كوني حذرة قبل النشر، واسألي نفسكِ عما إذا كان هذا النوع من المحتوى شيئًا ستشعرين براحة في مشاركته مع مديركِ أو زملائكِ أو عملائكِ أو جهات الاتصال التجارية الأخرى، كما يجب عليكِ توخي الحذر من نشر أي شيء قد يجعل تعاونكِ مع زملائكِ أكثر صعوبة.
- تحققي قبل النشر، فإن لم تكوني متأكدةً من نشر بعض المعلومات، فاطلبي رأيًا من المشرف أو أحد الزملاء قبل النشر، وفكري في سبب ترددكِ في المقام الأول، وتجنبي التحدث عن أمور خارج مجال خبرتكِ قدر الإمكان، ففي النهاية أنتِ مسؤولة عن كل ما تنشرينه.
- افصلي جهات الاتصال الشخصية عن المهنية، وحافظي على صفحاتكِ الشخصية بعيدًا عن العمل وبعيدًا عن صفحات الاتصال الخاصة بالشركة، كما يجب أن تكوني مهذبة عند الانخراط في محادثات نيابةً عن الشركة إن كنتِ مسؤولة عن ذلك، وتكوني حذرةً عند تقديم الإعلانات أو الوعود للعملاء والزبائن.
المراجع
- ^ أ ب "Social media in the workplace: What to include in a social media policy", bdc, Retrieved 19-5-2020. Edited.
- ↑ "Company social media policy for employees", resources, Retrieved 20-5-2020. Edited.
- ^ أ ب Adam (2018-6-30), "Social Media at Work: 5 Ways to Increase Productivity with Social Media"، jarvee, Retrieved 20-5-2020. Edited.
