كيفية كتابة مذكرة

تعريف المذكرة

عادةً ما تستخدم المذكرة لإعلام الموظفين بالسياسات أو الإجراءات أو الأعمال الرسمية داخل المؤسسة، وغالبًا ما تُكتَب من منظور فردي، وتبث كرسالة إلى الجمهور المُستهدف، بدلًا من الاتصال الفردي مع الأشخاص، ويمكن أيضًا استخدامها لإعلام فريق معين عن الأنشطة الخاصة بمشروع معين، أو لإبلاغ مجموعة معينة داخل شركة ما بحدث أو إخبارهم عن إجراء أو احتفال، فغالبًا ما يكون الغرض من المذكرة هو الإعلام، ولكنه يتضمن أحيانًا عنصرًا من عناصر الإقناع أو الدعوة إلى بدء العمل^[١].

المذكرة هي رسالة قصيرة أو سجل يستخدم للاتصال الداخلي في شركة ما، وقد كانت في وقت من الأوقات الشكل الأساسي للاتصال المكتوب داخليًّا، وتم التوقف عن استخدام المذكرات منذ بدء العمل بالبريد الإلكتروني وأشكال المراسلة الإلكترونية الأخرى؛ ومع ذلك يمكن كتابة مذكرات واضحة في رسائل البريد الإلكتروني للنشاط التجاري، لأنها غالبًا ما تخدم الغرض نفسه، ويمكن استخدام المذكرات للتواصل بسرعة مع جمهور كبير عن شيء مهم باختصار، مثل التغييرات الإجرائية أو زيادة الأسعار أو إضافات السياسة أو جداول الاجتماعات أو تذكيرات الفرق أو ملخصات شروط الاتفاق^[٢].

كيفية كتابة مذكرة

خطوات كتابة مذكرة للمرؤوسين في العمل^[٣]:

• كتابة كلمة "مذكرة" في أعلى الصفحة، وبحجم 1.5 بوصة (3.8 سم)، ويجب وضع الكلمة بالخط العريض في السطر الأول، ويمكن توسيطه أو جعل محاذاته إلى اليسار، ثم ترك مساحة مزدوجة بين هذا الخط والسطر التالي من العنوان.
• ذكر اسم المستلم بطريقة مناسبة، فالمذكرة هي طريقة اتصال عمل رسمية، وعليه يجب مخاطبة القارئ رسميًّا، ويمكن استخدام اسم الشخص ولقبه أو إذا كانت المذكرة لجميع الموظفين، فيمكن كتابة: "إلى جميع الموظفين".
• كتابة اسم مُرسل المذكرة في سطر "من"، إذ يجب أن يشمل الاسم الكامل والمُسمى الوظيفي لمن يكتب المذكرة.
• تضمين التاريخ الكامل لكتابة المذكرة.
• اختيار عبارة محددة لسطر الموضوع، فيعطي سطر الموضوع القارئ فكرة عما تدور حوله المذكرة.
• تنسيق العنوان تنسيقًا صحيحًا، إذ يجب أن يكون العنوان في أعلى الصفحة إلى الجانب الأيسر منها، وترك مساحة مضاعفة بينه وبين الأجزاء الأخرى من المذكرة.
• كتابة عرض المذكرة؛ يجب تحديد جمهور المذكرة، إذ يجب تخصيص طريقة مخاطبة المذكرة وطولها بما يتناسب مع المتلقي.
• ذكر المشكلة التي تتناولها المذكرة في الفقرة الأولى.
• وضع القضية المطروحة في سياقها باختصار.
• تقديم ملخص موجز ​​للإجراءات التي ستنفّذ، وتقديم أدلة وأسباب منطقية للحلول التي اقتُرحت.
• اقتراح الإجراءات التي يجب على القارئ اتخاذها، فالمذكرة هي دعوة لاتخاذ إجراء بشأن مسألة معينة.
• إنهاء المذكرة بملخص إيجابي ودافئ، ويجب أن تكرر الفقرة الأخيرة في المذكرة الخطوات التالية لمعالجة المشكلة المطروحة، كما يجب أن تتضمن ملاحظة ودية تؤكد تضامن المنظمة.

نصائح لكتابة مذكرة مثالية

لكتابة مذكرة مثالية يجب الانتباه إلى الملاحظات التالية^[٤]:

• فهم الغرض من المذكرة.
• استخدام الضمائر مثل "أنا"، "أنتم"، "نحن" لتحفيز القارئ على العمل.
• استخدام لغة المحادثة.
• عدم التفاخر.
• تجنُّب الكلمات المنمقة.
• لا يصح أن يكون أسلوب الكلام مبتذلًا ومملًا.
• وضع القارئ في صورة كافة التفاصيل وتوضيح كل شيء له.
• ذكر أهم الأشياء في مقدمة المذكرة.
• عدم ذكر الكثير من التبريرات.
• إنهاء المذكرة بدعوة لبدء حل المشكلة.

المراجع

1. ↑ "Memos: Purpose and Format", lumen learning, Retrieved 27-8-2019. Edited.
2. ↑ "What Is a Memorandum? Definition and Examples", thought co, Retrieved 27-8-2019. Edited.
3. ↑ "How to Write a Memo", wiki how, Retrieved 26-8-2019. Edited.
4. ↑ "Memo Writing Tips: Top 10 Tips for Great Memo", i edu note, Retrieved 26-8-2019. Edited.