مكونات نظام الرقابة الداخلية

مكونات نظام الرقابة الداخلية

يتكون نظام الرقابة الداخلية من 5 مكونات، وهي^[١]:

بيئة الرقابة

يقصد بها موقف الإدارين وموظفي المنظمة وسلوكياتهم ووعيهم بأهمية نظام الرقابة الداخلية، وهذه المواقف تنشأ من فلسفة الإدارة وأسلوبها، بالإضافة إلى الروح المعنوية للعاملين وكفاءتهم، عدا عن العلاقة بين المسؤولين وأفراد المنظمة، وتتكون بيئة الرقابة من عدة مبادئ وهي:

1. قيم النزاهة وأخلاقيات العمل العامة.
2. ممارسة مسؤولية الرقابة.
3. الهيكل التنظيمي ومسؤوليته وسلطاته.
4. الالتزام بالكفاءة.
5. المساءلة القانونية.

الاتصالات والمعلومات

وهو تبادل المعلومات بين الأطراف المعنية والمستفيدة منها كالأشخاص والمنظمات؛ وذلك لدعم القرارات بدراسات موثوقة وتنسيق الأنشطة المختلفة، ويحدث هذا التبادل داخل المنظمة بإرسال المعلومات لمن يحتاجها من الإدارين والموظفين خلال إطار زمني محدَّد، كما يتضمن الإتصال تبادل المعلومات مع أطرف خارجية كالعملاء والموردين، ومن مبادئ الإتصال والمعلومات ما يلي:

1. التواصل الداخلي والخارجي.
2. استخدام المعلومات ذات الصلة بطبيعة العمل فقط.

تقييم المخاطر

والمخاطر هي كل ما يهدِّد تحقيق الأهداف ما يؤثر في النهاية على قدرة المنظمة في إنجاز مهامها، وتهدف عملية تقييم المخاطر لدراسة هذه المخاطر وتحديد آلية التعامل معها، وتقييم الأخطار الناجمة عنها، وتقسم الأخطار لداخلية وخارجية، ويجب على المنظمة منع حدوث هذه المخاطربأنواعها، لكن مهما كانت المنظمة حريصةً فلا بد من وقوع أخطار؛ وعند حدوث المخاطر تبرز كيفية تعامل الإدارة معها وتقليلها إلى مستويات مقبولة، أو أن تتجه لتقبُّلها، ومن المهم أن تأخذ الإدارة بعين الاعتبار تقييم كل خطر ومعالجته بشكل صحيح لضمان إنجاح أهداف المنظمة، ويتضمن تقييم الخاطر بناءً على عدة مبادئ، وهي:

1. تحديد الأهداف بدقة.
2. تحديد المخاطر عند حدوثها ثمًّ تحليلها من كافة الجوانب.
3. تقييم مخاطر الاحتيال.
4. تحديد وتحليل التغيرات المهمة في الشركة وأهدافها.

مراقبة الأنشطة

وهي أدوات وآليات تقليل أو منع المخاطر المُعيقة لأهداف المنظمة ورسالتها، ومن مبادئ أنشطة الرقابة:

1. اختيار وتطوير أنشطة الرقابة.
2. اختيار وتطوير الضوابط العاملة باستخدام التكنولوجيا.
3. التوضيح والنشر المسبق لسياسات وإجراءات المؤسسة.

سياسة الرقابة

وهي المكوِّن الذي يتم من خلاله مراجعة أنشطة المؤسسة وعملها؛ وذلك لتقييم جودة الأداء وقياس مدى فعالية الضوابط، ويقع على عاتق المنظمة توجيه جهودها في المراقبة على الرقابة الداخلية وعلى أهداف المنظمة لتكون المراقبة أكثر دقةً، ومن مبادئ العمل بها:

1. إجراء التقييمات المستمرة والمنفصلة.
2. تقييم العمل وتحديد معرفة أوجه الضعف والخلل.

مفهوم نظام الرقابة الداخلية

هو مجموعة القواعد والسياسات التي تضعها المنظمة، والإجراءات التي تنفِّذها كذلك؛ لتوجيه العمل نحو الأهداف المطلوبة وزيادة كفاءته، بما يدعم إجراءات الالتزام بسياسات العمل والمؤسسة^[٢].

أهداف نظام الرقابة الداخلية

يوجد عدة أهداف أساسية لإنشاء ضوابط داخليةً في الشركات يجب أن يراعيها أصحاب المشاريع الصغيرة والكبيرة، منها^[٣]:

1. إنشاء البروتوكولات والإجراءات، وهي التي تحدد آلية سير العمل اليومية ووظيفة كل عامل والقوانين المتبعة، إذ يقرِّرها أصحاب العمل ثمَّ يبلغونها لكل من يعمل بالمنظمة من موظفين ومستشارين وغيرهم، وتساعد هذه البروتوكولات في تطبيق النظام وتماسك الإجراءات، ويمكِّن العاملين من اتباع القوانين نظرًا لإدراك كل فرد للمطلوب والمتوقع منه، وفقًا لما هو موضح في الضوابط الداخلية.
2. منع عمليات الاحتيال والسرقة وضمان وجود تقارير مالية موثوقة، وذلك بوضع عدة ضوابط داخليةً تنظِّم العمل وتُدقِّق في سيره بما يمنع عمليات سرقة الأموال، وهذه الضوابط تشمل على عدة أنشطة كالتحقق من البيانات المصرفية ومراجعات التدقيق الداخلي وغيره، والتي تكشف عن قيام أحد الموظفين أو الإدارين باختلاس الأموال في حال وجود ذلك.
3. فصل المهمات، إذ يساعد وضع الضوابط الداخلية على معرفة مهام كل موظف بدقة وفصلها على حدة، وهذا يضمن وجود نظام يحقق التوزان في العمل ويضبط سيره، فمثلًا تقوم الضوابط الداخلية بتأكد مطابقةٍ من أنَّ الشخص الذي يقوم بحسابات القبض للشركة لا يقوم بحسابات الشركة الدائنة فلكل مجال مختص يقوم به؛ ذلك أنَّ فصل المهام يساعد في التقليل من الاحتيال الداخلي والسرقة أيضًا.
4. تنظيم المعلومات الإدارية والمالية، إذ إنَّ البيانات المنظمة تزيد الإنتاجية، وتساعد في أداء العمل بفاعلية أكبر، لا سيما في حالات طلب صاحب العمل تحضيرَ مستدات التقاضي أو الحصول على معلومات لمراجعة الامتثال للقوانين أو عمليات التدقيق، ومن آليات التنظيم إعطاء الموظف كلمة مرور خاصة به للوصول لملفات وبيانات الشركة الموجودة على جهازه الحاسوبي الخاص، أو إنشاء موقع إلكتروني يسهِّل وصول العميل لمعلوماته وبياناته المالية.
5. تقليل من الأخطاء من خلال التدريب ما يساعد في حماية سمعة الشركة ودخلها المالي، ومن أمثلة ذلك تدريب الموظفين على الإجراءات والعمليات الجديدة، وهذا يقلِّل من احتمالية ارتكابهم للأخطاء، ويشمل تدريبهم على كيفية استخدام برامج الشركة أو تعلُّم أداء عمل جديد في حال تنقُّلهم بين أقسام المنظمة كذلك.
6. التمسك بقانون ساربينز أوكسلي، وهذه القانون ينصُّ على ضرورة إدراج وتضمين الشركات العامة الصغيرة والكبيرة أدقَّ التفاصيلَ حول الضوابط الداخلية للشركة داخل التقارير السنوية، لتساعد هذه التقارير في إثبات سلامة البيانات المالية للشركة وإدارتها.

خصائص نظام الرقابة الداخلية الناجح

توجد عدة سمات تميِّز نظام الرقابة الفعّال من غيره، منها^[٢]:

1. حماية الأصول التجارية كالأوراق والمستندات من السرقة والهدر.
2. الامتثال لسياسات المنظمة وقوانين الدولة، وذلك بتعيين الأشخاص ذوي الكفاءة والجديرين بالثقة لتحقيق الامتثال الأفضل للسياسات، وما يتطلَّبه ذلك من تدريب الموظفين على هذه السياسات.
3. تقييم الأداء، إذ يجب أن يشتمل كل نظام داخلي على أحكام للإشراف على الموظفين وتقييم الواجبات الموكلة إليهم، فإن غاب الإشراف ونظام التقييم فإن ذلك يعدُّ بمثابة الإعاقة لأهداف المنظمة وأعمالها.
4. دقة سجلات المحاسبة، فالمنظمات الناجحة تحتفظ بسجل محاسبي كامل و صحيح، ولذلك تعيِّن الشركات موظفين أكفَّاء يتسمون بالصدق وتدريبهم على أعمال المحاسبة، ومن أهمية وجود سجلات محاسبة دقيقة التمكُّن من تحديد الموظفين غير الشرفاء ممن يزورون ويتلاعبون في السجلات غير المكتملة والدقيقة بسهولة، ولإنشاء سجل محاسبة دقيق يجب ترتيب الوثائق بشكل متسلسل لسهولة العمل بها والتحقق من صحتها من وقتٍ لآخر.

1. ↑ " Components of Internal Control", purchase, Retrieved 1/2/2021. Edited.
2. ^ ^{أ ب} "Internal Control System: 5 Components of Internal Control System", iedunote, Retrieved 1/2/2021. Edited.
3. ↑ Miranda Brookins (4/2/2019), "What Is the Purpose of Internal Controls of a Company?", smallbusiness, Retrieved 1/2/2021. Edited.