كيفية جرد المخازن

ما هي الخطوات الأساسية لجرد المخازن؟

فيما يلي الخطوات الأساسية لجرد المخازن^[١]:

1. جدولة الجرد لتقليل التأثير على العمليات التجارية.
2. ترتيب وتنظيم المخزن قبل البدء بعملية الجرد.
3. إعداد أدوات الجرد بشكل مُسبق قبل البدء بالعملية، أي قبل البدء بعملية جرد المخزون يجب الحرص على توفير جميع الأدوات التي من الممكن احتياجها لإنجاز المهام، ومن الأدوات المطلوبة لإتمام عملية الجرد: لوح ملصقات، وأوراق المخزون، وقوائم خاصة بالبضائع للتحديد الفوري عليها، وأقلام، وآلات حاسبة، وأجهزة موبايل وماسحات ضوئية محمولة.
4. استخدام البيانات المحدثة فقط فيما يتعلق بالبضائع الموجودة في المخزن.
5. تحديد مهام ومسؤوليات لجميع الأفراد العاملين في عملية الجرد، إذ تكمن أهمية تحديد المهام في تسهيل عملية الجرد وجعلها أكثر دقة.
6. معرفة البضائع (المخزون) التي يُجرى احتسابها وكيفية حسابها، وفيما يلي بيان لكيفية تنظيم جزء الحساب الفعلي من العملية:
7. جميع محاسبي المخازن عليهم العمل ضمن فريق مؤلف من شخصين؛ شخص يتحقق من البضائع وينادي بالعدد الموجود منها، أما الآخر فيسجِّل العدد ومن الممكن أن يتحقق مرة أخرى من وجود البضائع.
8. إذا كانت هناك عدَّة فروق من محاسبي المخازن، يجب الحرص على أن يكون لدى جميعهم أجزاءً واضحة للعمل عليها، بحيث لا تتداخل المهام أو الأجزاء مع بعضها البعض.
9. الطلب من محاسبي المخازن الحساب في الاتجاه ذاته؛ على سبيل المثال من الأعلى نحو الأسفل، أو من اليسار إلى اليمين، وهكذا.
10. تحديد البضائع التي سُجلت بأقلام هايلايت لتجنب حسابها مرة أخرى، بذلك يضمن المحاسب سير العملية بطريقة منظمة وسهلة خالية من المشاكل أو العقبات.
11. فتح وعدّ جميع البضائع، فلا مجال للتخمين في عملية الجرد.
12. تقييم البضائع بأسعارها الحقيقية، فبعد الانتهاء من عد وإحصاء جميع البضائع الموجودة، يجب الحرص على وضع الأسعار الحقيقية لجميع تلك الأصناف، كما يجب على الأسعار مطابقة أسعار السوق أو الأسعار التي يقبل العميل دفعها مقابل تلك السلعة، ومن جهة أخرى من الضروري الحرص على إضافة التخفيضات أيضًا.
13. وضع طرق خاصة لتقليل نسبة السلع المسروقة، أو المكسورة أو التي لا تُباع بسرعة.
14. تطوير عملية جرد المخزون باستمرار، إذ من الضروري أن لا تبقى عملية الجرد ثابتة وتتضمن مجموعة من العمليات فحسب، بل يجب تطوير وتنمية طرق الجرد باستمرار لتزيد فعاليتها وديمومتها.

أنواع جرد المخازن

ينقسم الجرد لنوعين، وهما كما يأتي^[٢][٣]:

الجرد الدوري

يحدّث نظام الجرد الدوري أرصدة الجرد النهائي في كتاب الحسابات العامة من خلال إجراء جرد مادي للمخزون، وبما أنَّ الجرد المادي للمخزون يستهلك الكثير من الوقت، فإنَّ بعض الشركات تجري هذه العملية أكثر من مرة سنويًا، وفي هذه الأثناء يستمر حساب المخزون في نظام المحاسبة بإظهار تكلفة المخزون التي سُجِّلت كحساب مادي أخير للمخزون.

في نظام الجرد الدوري، تسجِّل جميع عمليات الشراء التي تمت خلال فترة حسابات الجرد المادي ضمن حساب المشتريات، وعند الانتهاء من الجرد المادي فإنَّ رصيد حساب المشتريات ذلك ينقل إلى حساب المخزون، والذي يُعدَّل لاحقًا ليطابق تكلفة الجرد النهائي.

الجرد المستمر

هو طريقة حساب المخزون التي تسجِّل عمليات البيع أو الشراء مباشرة عبر أنظمة محوسبة وبرنامج إدارة أصول المؤسسة أو المنظمة، كما يزود هذا النوع من الجرد نبذة تفصيلية عن التغييرات الحاصلة في المخزون بتقارير فورية حول كمية المخزون المتوافرة في المخازن، الأمر الذي يمكِّن الإدارة من تحديد الكمية المتوافرة لديهم من بضائع محدَّدة، وفي داخل هذا النظام لا تبذل المؤسسة أي مجهود في مراقبة إحصائيات المخزون التفصيلية، إذ تُسجَّل عمليات شراء البضائع كدين على قاعدة بيانات المخزون، وبذلك تتضمن تكلفة البضائع المُباعة عناصر مثل أجور العمال، وتكلفة المواد وتكلفة المصنعية، ومن الجدير بالذكر هنا أنَّ الجرد المستمر يختلف عن سابقه بأنَّه طريقة تعتمدها الشركات للحفاظ على إحصائيات المخزون الخاص بها من خلال جرد مادي مجدول بانتظام.

من هو محاسب المخازن, وما هي مهامه؟

محاسب المخازن هو الشخص المسؤول عن استقبال وتخزين وإصدار المواد والمعدَّات والمواد الأخرى من المخازن والمستودعات، أو مساحة التخزين الخاصة، كما أنَّه المسؤول عن تسجيل وإعداد التقارير الخاصة بعمليات الجرد، وفيما يأتي أبرز مهامه^[٤]:

1. استلام وحساب السلع في المخازن، ثم تسجيل بيانات حولها إما يدويًا أو باستخدام الحاسوب.
2. تغليف أو إفراغ السلع المُراد تخزينها على الرفوف في المخازن، أو المستودعات، أو مساحات التخزين.
3. التحقق من حسابات المخزون من خلال مقارنة تلك الحسابات بالأعداد الفعلية للسلع في المخزن، ثم التحقق من أية تناقضات وعلاج أية أخطاء.
4. تخزين السلع والبضائع بطريقة منظمة وقابلة للوصول إليها بطرق سهلة في المستودعات، وغرف معدَّات، وغرف مستلزمات أو مناطق أخرى.
5. تسمية السلع من خلال استخدام بطاقات التعريف، أو الطوابع، أو أدوات تحديد إلكترونية أو أية طريقة أخرى.
6. تنظيف المعدَّات والمستلزمات ومناطق التخزين، والحفاظ عليها بما يتناسب مع معايير السلامة والأمان العامة.
7. تحديد طرق التخزين الملائمة وموقع التخزين بناءً على العوامل البيئية والإمكانيات المادية للمنظمة.

على ماذا يحتوي تقرير جرد المخازن؟

فيما يلي مكونات تقرير جرد المخازن^[٥]:

1. عمود خاص بسلع المخزن: البيانات أو أسماء السلع والمنتجات الخاصة بالمؤسسة تقع ضمن العمود الأول في تقرير جرد المخازن، وهذه البيانات يجب إدراجها بالتفصيل، بمعنى إذا كان هناك سلعة معينة مختلفة في الألوان أو الأحجام، يجب إدراج جميع الأحجام والألوان منها.
2. مواصفات السلع: يحتوي التقرير على عمود خاص بمواصفات السلع؛ (الألوان، الأحجام.. وغير ذلك)، كما يمكن إضافة تفاصيل أخرى حول السلعة لتسهيل عملية متابعتها.
3. أسعار المنتج: في عمود آخر ضمن التقرير يجب إدراج سعر كل سلعة أو منتج بجانب اسمه ومواصفاته، الأمر الذي يساعد في معرفة القيمة النهائية مباشرة بناءً على السعر والكمية.
4. عدد السلع المتوافرة حاليًا: في تقرير الجرد يجب إدراج عمود بجانب اسم السلع وهو مواصفاتها لتحديد عدد القطع المتوافرة منها حاليًا في المخازن، ويجب تحديث هذا العمود بعد كل عملية شراء أو بيع جديدة لضمان صحة الرقم.

ما فائدة جرد المخازن؟

فيما يلي أبرز الفوائد المترتبة على عملية جرد المخازن^[٦]:

1. إظهار لبيانات المخزون الفعلية: تُظهر أنظمة الجرد ما تحتويه المخازن أو المستودعات من بضائع فعلية في أي وقت ترغب به المؤسسة بالاطّلاع على مخزونها، الأمر الذي يسمح بإتمام العمليات الشرائية والقدرة على الاستجابة لطلبات العملاء فورًا.
2. تخفيض معدَّل النفقات العامة: يحد نظام الجرد من نفقات المنشأة التجارية، إذ يساعد في تخزين البضائع بشكلٍ أفضل، بالتالي تقليل أوقات الاختيار، كما يمكِّن النظام الأفراد من تغيير ممارسات التغليف، بالتالي تسريع العمليات أو تقليل عدد العاملين في مجال خدمة العملاء.
3. تعزيز الإنتاجية: عملية الجرد تمنح المدراء معلومات عن الطلبات والمبيعات بشكلٍ عام، الأمر الذي يسهِّل عليهم عملية تنظيم نشاط القوة العاملة، بالتالي تمكين العاملين في المستودعات من فهم وظائفهم ومعرفة مسؤولياتهم بشكلٍ أفضل، بالتالي يصبحون على دارية أكبر بكيفية تقييمهم وماذا يجب عليهم إنجازه بالتحديد.
4. تقليل العمل الورقي والوظائف أو المهام اليدوية: توفر أنظمة الجرد الكثير من الوقت والجهد، بالأخص إذا ما أُجريت بانتظام ودقة.

التأمين على المخازن, هل هو مهم؟

يواجه أصحاب المخازن العديد من المخاطر التي تتطلب منهم التأمين على مخازنهم، ومن هذه المخاطر الأضرار المادية الناجمة عن كارثة طبيعية ما كزلزال أو غيره، وأضرار أخرى ناجمة عن حوادث مفتعلة من قبل أشخاص يريدون إلحاق الضرر بالمخزن أو المستودع، فضلًا عن حوادث جسدية كأن يتضرر أحد العمال خلال العمل في المستودع، بالتالي تستدعي تلك المخاطر أو التهديدات من صاحب المنشأة التأمين عليها للتخفيف من حدَّة المخاطر، وللإجابة عن التساؤل المتعلق بأهمية تطبيق التأمين فإنَّ الإجابة هي نعم، كما يُطبق التأمين في معظم البلدان^[٧] .

المراجع

1. ↑ "10 Fundamental Steps of Every Successful Stocktaking Process", dearsystems, 3/6/2017, Retrieved 19/4/2021. Edited.
2. ↑ "Perpetual Inventory", investopedia, Retrieved 25-4-2020. Edited.
3. ↑ "Periodic inventory system definition", accountingtools, Retrieved 25-4-2020. Edited.
4. ↑ "What does a Stock Taker do?", worky, Retrieved 19/4/2021. Edited.
5. ↑ Kristina Lopienski (15/7/2019), "Guide to Reporting on Inventory + Free Inventory Report Templates", shipbob, Retrieved 19/4/2021. Edited.
6. ↑ Geoff Whiting (18/12/2019), "The benefits of a warehouse inventory system", explorewms. Edited.
7. ↑ "Importance of Retail Store Insurance: How to Find the BEST Insurance Policy?", lncinsuranceproviders, 25/1/2018, Retrieved 19/4/2021. Edited.