أدوات مكتبية ومدرسية

أدوات مكتبية ومدرسية

تجهيز الأدوات

عند البدء بتجهيز مكتبٍ خاصٍّ في البيت أو التحضير للاحتياجات المدرسية، نحتاج للتفكير في أنواع الأدوات التي نحتاجها، لأهميتها في سرعة إنجاز العمل، وترتيب الأنشطة، وأداء المهمات اليومية بسلاسة، عادة ما يتم التغاضي عن بعض المعدات المكتبية، ولكنّها ضرورية؛ إذ يجب أن تكون المعدات اللازمة متاحة لكل شخص حتى يتمكن من العمل وأداء مهامه بكفاءة، وحفظ الأدوات الصغيرة التي من الممكن أن توجد في أيّ مكان ويمكن أن تضيع بسهولة، كما لبعض الأدوات الأهمية الكبيرة في ترتيب المكان حول الشخص في مكتبه أو حتى في حقيبة مدرسته، فتتنوع بين الأدوات الكبيرة؛ كالأثاث في المكاتب والأدوات الصغيرة، التي نحتاجها للكتابة أو للقراءة[١].


أدوات مكتبية ومدرسية

تتنوع الأدوات التي يحتاجها الشخص في المكاتب أو في المدارس، التي من الضروري وجودها لتسهيل العمل على اختلاف طبيعته أو حتى طبيعة استخدامها في المنازل، وفيما يأتي أنواع الأدوات المكتبية والمدرسية[٢]:

أثاث للاستخدام المكتبي

تعد الكراسي، والطاولات، ومكاتب الكتابة، والخزائن، من الأثاث الأساسي الذي يعدّ جزءًا رئيسيًا في المكتب بغض النظر عن حجمه؛ إذ يجب أن يتناسب أثاث المكاتب مع نظام الألوان، وتتراوح أنواع الأثاث من الخشبية التقليدية إلى الأثاث الحديث والمعاصر، وتضمّ ما يأتي:

  • كراسي جلوس: توجد أنواع مختلفة من الكراسي المتاحة لأغراض المكاتب، والأكثر شيوعًا التي لها مظهر معاصر، ولها مسند ظهر مريح، لا يضغط على العمود الفقري، ويمكن شراء كراسي منجدة مع دعائم جيدة للظهر.
  • الطاولات: يجب أن تكون الطاولات في المكتب فسيحة، وكذلك ليست ضخمة، أيّ توفير مساحة كافية للشخص لترتيب جميع الأشياء الخاصة به، ولكن يجب أن تشغل مساحة صغيرة في الوقت ذاته.
  • الخزائن: من المهم وجود خزائن في المكتب؛ إذ يجب الاحتفاظ بالتقارير السرية في الخزائن؛ حتى لا يتمكن أيّ أحد من الوصول إليها بسهولة، بالإضافة إلى تخزين المواد الإضافية لتلبية الاحتياجات دائمًا، وتكون الخزائن من مختلف الأحجام؛ إذ تُوفر خزانات صغيرة عادة للموظفين، للحفاظ على الأشياء الشخصية، وخزائن متوسطة الحجم تخدم أغراض الإدارة، كما تُستخدم لتخزين عناصر القرطاسية الإضافية مثل؛ الورق والأقلام؛ إذ تخدم الخزائن الكبيرة الأماكن التي يتعذر عليها الوصول دائمًا إلى أماكن توافر القرطاسية، كما تأتي العديد من الخزائن مصممة خصيصًا، لحفظ المستندات السرية، والأوراق القانونية، والمالية.

المعدات التكنولوجية

تضم المعدات التكنولوجية ما يأتي:

  • الطابعات: يجب أن تتوفر طابعة واحدة على الأقلن لدى المكتب الذي يحتوي على جهاز كمبيوتر؛ لعمل نسخ ورقية من الملفات والمستندات، مثل؛ قائمة المنتجات، والمعاملات المالية، والفواتير، والرسائل، والتقارير على هيئة نسخ ورقية، بالإضافة إلى أهميتها في إمكانية نقل الملفات الإلكترونية إلى ملفات ورقية.
  • الماسحات الضوئية: بينما تُستخدم طابعة لتحويل المستندات الإلكترونية إلى ورقية، فإنّ الماسح الضوئي يعمل على تحويل النسخ الورقية إلى ملفات رقمية، وتتضمن؛ الصور، والإيصالات النقدية، والنماذج المملوءة باليد، والرسومات، ويمكن تخزينها على جهاز كمبيوتر أو البريد الإلكتروني، أما في السابق كان النسخ أو الفاكس الأكثر استخدامًا قبل اختراع الماسحات الضوئية، والنسخ لا يزال يُستخدم اليوم في العديد من الأماكن.

برامج المعدات المكتبية

في هذا العصر الرقمي، لا يكفي مجرد وجود جهاز حاسوب، إنّما الحاجة إلى برامج كافية لتشغيله، فيحتاج كل مكتب بغض النظر عن صغر حجمه إلى (Microsoft Windows) لتشغيله لإنشاء المستندات، وإدارة رسائل البريد الإلكتروني، وتخزين المستندات وحمايتها، وضمان التنسيق بين الفريق، وكذلك برامج الحماية من الفيروسات، وبرامج معالجة النصوص.

أدوات القرطاسية

تلعب القرطاسية دورًا مهمًا في أداء بعض الوظائف الرئيسية في محطات العمل بطريقة فعالة، والبعض منها مهم للاستخدامات المدرسية، وتتضمن بعض العناصر الموجودة في قائمة القرطاسية المكتبية، الأوراق، والملفات، والأقلام، والمذكرات، والتقويمات، وآلات الثقب، وألواح الدبابيس، وحوامل الأقلام، ويعد أبرزها ما يأتي:

  • الورق: إن أوراق المكتب مهمة طوال الوقت، لأغراض الطباعة المختلفة؛ فإنّ المستندات المهمة مثل؛ خطابات المواعيد، والفواتير، يجب أن يكون منها نسخة ورقية، ويستخدم الورق أيضًا في طباعة الملصقات المهمة على لوحة الإعلانات، وبالرغم من أنّ البريد الإلكتروني هو أكثر أشكال الإشعارات شيوعًا؛ إلا أنّ تدوين الملاحظات باستخدام الورق أثناء جلسات الاجتماع والتدريب شيء مهم.
  • أدوات الكتابة:، تُعدّ أدوات الكتابة مهمة جدًا مثل؛ أقلام الحبر، وأقلام الرصاص، وأقلام التحديد، ولوحات الكتابة، والأدوات القرطاسية.
  • المجلدات والملفات: تعدّ الملفات والمجلدات طريقة مهمة لجعل الأمور منظمة؛ إذ إنّ وثائق المستندات، وأغلفة التقارير، والمجلدات جميعها تدخل ضمن هذه الفئة.

معدات المطبخ

تُعدّ أدوات الأواني الفخارية الأساسية مثل؛ الأكواب، والصحون، والملاعق، والسكاكين، وموزع مياه الشرب، وآلة صنع القهوة، من الأدوات المهمة في المكاتب، وتختلف قائمة اللوازم المكتبية حسب نوع المنشأة التجارية واحتياجات الشخص نفسه، وتحتاج المرأة إلى مكان أكثر دفئًا، وذو درجة حرارة مناسبة للقيام بالمهمات الموكلة لها على اختلافها، لذلك من المهم عند عملها مكتبيًا أن تتوفر التجهيزات الكافية، لزيادة قدرتها على الإنتاج، ولعلّ من أهم الأدوات ما يتعلق بالحرارة؛ كأجهزة التدفئة، والستائر؛ إذ إنّها تُضفي الدفء على المكان، لأنّ الحرارة المنخفضة، تُؤثر سلبًا على كفاءة عملها[٣].


المراجع

  1. Alyssa Gregory (20-11-2019), "17 Items You Need to Set Up an Efficient Home Office "، thebalancesmb, Retrieved 1-1-2020. Edited.
  2. Chitra Reddy, "List of Office Equipment That Every Office Needs"، content.wisestep., Retrieved 1-1-2020. Edited.
  3. Olga Khazan (22-5-2019), "Frigid Offices Might Be Killing Women’s Productivity"، theatlantic, Retrieved 1-1-2020. Edited.
391 مشاهدة