طريقة كتابة تقرير عمل

التقارير

يُعرّف التقرير بأنه مستند يحتوي على معلومات منظمة لتحديد ودراسة المشكلات والأحداث والنتائج لحدث معين، وليزوّد القارئ ببساطة وموضوعية بجميع القضايا ذات الصلة، ويمكن إرساله أو تقديمه كتابيًّا أو شفويًّا لتوفير المعلومات التي تُقدّم بتنسيقٍ منظمٍ وبوضوحٍ باستخدام الأقسام والعناوين؛ حتى يسهل تحديد موقع المعلومات ومتابعتها، ويبدأ عادةً بتقديم تقرير موجز يعرض الغرض والجمهور والمشكلة التي يتناولها التقرير، ثم ينتقل إلى مناقشة موضوع التقرير الذي يشكّل عادةً الجزء الرئيسي من المستند، وينتهي أخيرًا بخاتمة تُلخّص النتائج والتوصيات والقرارات التي توصل إليها التقرير بعد تحليل دقيق لجميع القضايا والأدلة^[١][٢].

طريقة كتابة تقرير عمل

تقارير الأعمال هي مستندات مكتوبة تنقسم عمومًا إلى فئتين: المعلوماتية والتحليلية، وتوفر المعلومات وتحللها لاتخاذ قرارات العمل وجعلها متاحةً بسهولة للجميع؛ لذلك يحتاج التقرير لجعل هذه البيانات سهلةً الفهم للقارئ، وأفضل طريقة لذلك هي أن يحتوي على أقسام محددة بوضوح مع تسميات وعناوين؛ لذلك يمكن كتابة تقرير أعمال بالأقسام التالية^[٣]:

• ملخص تنفيذي: يعدّ الملخص التنفيذي واجهة التقرير؛ إذ يحتوي على تلخيص النقاط الرئيسية للتقرير؛ مثل موضوع التقرير، والبيانات التي حصلوا عليها، وطرق تحليل البيانات، والتوصيات بناءً على البيانات المقدَّمة، فيتمكن القارئ من رسم الملامح الأولى للتقرير وما إذا كانت المعلومات الأولية الواردة في الملخص تهمه أم لا، ويمكن أن يكون الملخص قصيرًا كفقرة أو يمكن أن يكون طوله أربع صفحات نسبةً لطول التقرير الكامل.
• صندوق المحتويات: يسرد صندوق المحتويات الموضوعات الرئيسية التي يغطيها التقرير والصفحة التي يمكن العثور عليها فيه.
• المقدمة: تمهد المقدمة الطريق لما يتضمنه التقرير، وتسلط الضوء على الموضوعات الرئيسية التي يغطيها التقرير، وتوفر معلومات أساسية حول سبب جمع البيانات في التقرير، كما تعطي القارئ إشارةً واضحةً لما يمكن أن يتوقع قراءته.
• نص التقرير: يصف نص التقرير المشكلة والبيانات التي جمعت وكيفية جمع البيانات ومناقشة النتائج الرئيسية، وقد يُقسَم النص لأقسام فرعية، مع عناوين فرعية تبرز النقطة المحددة المراد تغطيتها في هذا القسم الفرعي؛ وهذه الطريقة تجعل التقرير أسهل في القراءة والفهم.
• الاستنتاجات: يشرح الاستنتاج كيف يمكن تفسير البيانات الموضحة في نص المستند أو ما هي الاستنتاجات التي يمكن استخلاصها، وغالبًا يقترح الاستنتاج توصيات حول كيفية استخدام البيانات لتحسين بعض جوانب العمل أو التوصية بإجراء بحث إضافي.
• المراجع: يسرد قسم المراجع الموارد والمصادر المستخدمة للبحث، ويمكّن القرّاء من مراجعة مصادر البيانات الأصلية بأنفسهم.
• الملحق: إن كتابة الملحق خطوة اختيارية، وقد يتضمن معلومات إضافية غير ضرورية للتفسير المقدم في نص التقرير والخاتمة ولكنه يدعم النتائج؛ مثل الرسوم البيانية أو الصور، أو الأبحاث الإضافية التي لم تُذكر في النص ولكنها ذات صلة بالمناقشة.

التقارير الفعّالة

يمكن كتابة تقرير فعال بالبدء بتحديد الهدف منه، وذلك من خلال تحديد المشكلة المراد مناقشتها، ثم الانتقال إلى جمع المواد المطلوبة والبيانات والحقائق من مصادر موثوقة ودراستها وتحليلها باستخدام خطة مدروسة لإعداد مخطط تفصيلي للتقرير وصياغته بطريقة سهلة القراءة والفهم، وذلك بتقسيم المستند لأقسامٍ محددةٍ بعناوين رئيسية وفرعية، ثم تحرير التقرير المُصاغ، وتوزيع مسودة من التقرير على فريق استشاري وطلب الحصول على ملاحظات وتوصيات، وفيما يلي نعرض أساسيات كتابة التقرير الفعّال^[٤]:

• إجراء تحليل للجمهور المستهدف، والغرض الذي يستهدفه الجمهور من خلال التقرير، ونوع البيانات التي يبحث عنها الجمهور في التقرير، وكذلك الآثار المترتبة على قراءة التقرير.
• تحديد طول التقرير.
• الكشف عن الحقائق والمعلومات الصحيحة في التقرير والابتعاد عن إبداء الرأي الشخصي.
• مناقشة جميع جوانب المشكلة مناقشةً معقولةً ونزيهةً، وإدراج جميع الحقائق ذات الصلة في المشكلة دون تحيّز.
• وضع خطة لهيكل التقرير قبل البدء بالكتابة، والالتزام بالخطوات المعتمدة.
• تقديم التقرير بدقة وتوثيقه بعناية.
• التركيز على الرسالة الرئيسية من التقرير وتسليط الضوء عليها.
• تشجيع تعليقات النقاد على التقرير؛ فهذه التعليقات وإن كانت سلبيةً فقد تكون مفيدةً إذا كانت مدعومةً بأفكار موجِّهة مع أسباب النقاد؛ فيمكن تعديل التقرير بناءً على هذه الملاحظات.
• استخدم الرسوم والمخططات البيانية وغيرها لإظهار سجلات البيانات الرقمية على مدار سنوات، لدعم بيانات التقرير.
• التركيز على هوامش ورقة التقرير؛ فمن الناحية المثالية يجب أن تكون الهوامش العلوية والجانبية بالقياس نفسه، ولكن يمكن أن تكون الهوامش السفلية أعرض مرةً ونصف مرة من الهوامش الأخرى.
• جذب انتباه القارئ بإنشاء فقرات مناسبة، وإعطاء عناوين جذابة لكل فقرة، واستخدام الرموز النقطية عندما يكون ذلك مطلوبًا.

أنواع التقارير

تُعد التقارير مهمةً جدًّا في إدارة المؤسسات العامة؛ فغالبًا ما تتخذ القرارات بشأن العديد من القضايا المثيرة للجدل والمشكلات القائمة بناءً على بعض التقارير، ويمكن لأعضاء أي منظمة أو لجنة أو إدارة معرفة الكثير من الحقائق العامة والبيانات المادية حول المنظمة نفسها أو عن المنظمات أو اللجان أو المجموعات الأخرى من خلال التقارير المتعلقة بها، وتسترشد الإدارة العامة كثيرًا بأنواع مختلفة من التقارير الداخلية والخارجية؛ لذا تُقسم التقارير إلى عدة أنواع بناءً على شكلها واستخداماتها، وفيما يلي تصنيف شائع الاستخدام لأنواع التقارير^[٥]:

• التقارير الرسمية وغير الرسمية: التقارير الرسمية منظمة بعناية وتؤكد على الموضوعية والتنظيم، وتحتوي على الكثير من التفاصيل، وتُكتب بأسلوب يميل إلى عدم استخدام الضمائر الشخصية، أما التقارير غير الرسمية فعادةً ما تكون رسائل قصيرة مع استخدام طبيعي وغير رسمي للغة.
• التقارير الطويلة والقصيرة: يمكن أن يتكون التقرير القصير من صفحة واحدة، أما التقارير الطويلة قد تصل إلى 20 صفحةً، وكلما أصبح التقرير أطول، فإنه يأخذ مزيدًا من خصائص التقارير الرسمية.
• التقارير المعلوماتية والتحليلية: التقارير المعلوماتية تسرد معلومات موضوعية من منطقة إلى أخرى؛ مثل التقارير السنوية والتقارير المالية الشهرية والتقارير المتعلقة بغياب الموظفين، أما التقارير التحليلية؛ مثل البحث العلمي، وتقارير الجدوى، وتقييمات العقارات، فهي تعرض محاولات لحل المشكلات.
• تقرير الاقتراح: هو مستند يحضر لوصف كيفية تلبية إحدى المنظمات لاحتياجات أخرى؛ فيعد مجموعةً متنوعةً من تقارير حل المشكلات وتقديم المقترحات التي توضح كيفية تلبية هذه الاحتياجات.
• التقارير الرأسية أو الجانبية: يشير هذا التصنيف إلى الاتجاه الذي ينتقل إليه التقرير؛ فيشار إلى التقارير التي تنتقل نزولًا أو صعودًا في التسلسل الهرمي بالتقارير الرأسية؛ مثل التقارير التي تُساهم في مراقبة الإدارة، أما التقارير الجانبية فتنتقل بين وحدات من المستوى التنظيمي نفسه لتساعد في تنسيق المنظمة؛ مثل تقارير أقسام الإنتاج والمالية.
• التقارير الداخلية والخارجية: التقارير الداخلية تنتقل داخل المنظمة نفسها، بينما تحضر التقارير الخارجية؛ مثل التقارير السنوية للشركات، للتوزيع خارج المنظمة.
• التقارير الدورية: هي بيانات مولدة باستخدام الحاسوب ونماذج مطبوعة مسبقًا لتسهيل إصدارها في مواعيد محددة وبانتظام، وعمومًا توجه نحو الإدارة الأعلى لتخدم الرقابة الإدارية.
• التقارير الوظيفية: يتضمن هذا التصنيف التقارير الحسابية والتقارير التسويقية والتقارير المالية ومجموعةً متنوعةً من التقارير الأخرى التي تأخذ تصنيفها من الاستخدام النهائي للتقرير.

من حياتكِ لكِ

نعرضُ هنا أهمية وجود النساء في بيئات العمل^[٦]:

• يُضيف وجود النساء في بيئات العمل تنوّعًا للطاقات التي تكمل بعضها.
• تستطيع النساءُ التكيّف بسهولة مع خصائص محددة في بيئات العمل يفتقد لها الرجال.
• تستطيع النساء إدارة أعمال ومنتجات وخدمات مخصصة لهنّ على وجه التحديد، فتحتاج بعض بيئات العمل وضع النساء لمفاهيم واستراتيجيات طرق البيع والتصميم حتى يتحقق النجاح.
• يُحقّق وجود النساء ثقافة التوازن بين الجنسين في بيئات العمل، وجلب مهارات ومستويات مختلفة أيضًا.
• يُلغي وجود النساء في بيئات العمل ثقافة احتكار جني المال، ويحقّق مفهوم الاستقلال المالي الذي تحتاجه العديد من النساء حول العالم.

مراجع

1. ↑ "What is a report?", owll, Retrieved 6-2-2020. Edited.
2. ↑ Janice Gates quora, Retrieved 6-2-2020. Edited.
3. ↑ Lucinda Stanley, "Writing a Business Report: Structure & Examples"، study, Retrieved 6-2-2020. Edited.
4. ↑ "Effective Report Writing", managementstudyguide, Retrieved 6-2-2020. Edited.
5. ↑ Surbhi Rawat, "Report Types: Top 8 Types of Reports"، businessmanagementideas, Retrieved 7-2-2020. Edited.
6. ↑ "5 Reasons why we need more women in the workplace", entrepreneur, Retrieved 10-3-2020. Edited.