أفكار ملهمة تجعلك أكثر إنتاجية

أفكار ملهمة تجعلك أكثر إنتاجية

أهمية الإنتاجية في العمل

أصبحت الإنتاجية الآن نقطة أساسية في أولويات كلّ صاحب عمل، والإنتاجية هي مقدار المخرجات التي يستطيع فريق العمل توليدها باستخدام الموارد المتاحة بين أيديهم، أي إنّه كلما زاد الإنتاج والإنجاز باستخدام الموارد الموجودة زادت قيمة العمل[١]، ويعد العمل بإنتاجية مهمًّا؛ لما يحققه من عدة فوائد على العاملين أنفسهم وشركة الإنتاج وعلى العملاء أيضًا؛ فهو يقلل من العيوب أثناء العمل ويقلل من هدر الوقت ممّا يرضي المستثمرين، ويزيد من أرباح الشركة، كما يشعر الموظفين بتحسن في عملهم وهذا سيزيد من حماسهم ويرفع من معنوياتهم ويحفزهم على حضور العمل بانتظام، أمّا الإنتاجية المنخفضة فإنّها تقلّل من القدرة التنافسية للشركة، ممّا يسبب لها الضرر في مكانتها في حال وجود شركات تعمل باحترافية أكبر، وستقلّ إيجابية الموظفين ومعنوايتهم مما سيؤدّي إلى تغيّبهم عن العمل باستمرار وزيادة سلوكياتهم السلبية أثناء العمل، ومن الأسباب التي تؤدّي إلى انخفاض الإنتاجية هي الإدارة غير الفعالة وعدم اهتمامها بالتفاصيل الدقيقة لموظفيها وعدم تقسيمها للمهام بطريقة مناسبة ووضع خطة زمنية غير واقعية للإنجاز، ومن الأسباب التي تخفض الإنتاجية لدى الموظفين هي عدم تلقيهم أي مكافآت أو تقدير على أدائهم الجيد[٢].


أفكار ملهمة تجعلكِ أكثر إنتاجية في العمل

معرفة كيفية إدارة وقتكِ بحكمة هو أمر أساسي لتحقيق النّجاح الذي ترغبين به، والعمل بإنتاجية يدور حول مسألة حسن استخدام الوقت، ومن الاستراتيجيات البسطية والفعالة التي ستساعدك في زيادة الإنتاجية ما يلي[٣]:

  • تتبعي مقدار الوقت الذي تقضينه في إنتاج المهام: تشير بعض الأبحاث إلى أن 17% فقط من الناس قادرون على تقدير مرور الوقت، ومن المهم تتبعكِ للوقت الذي تقضينه في إنجاز مهامك، بما في ذلك الوقت الضائع على مواقع التواصل الاجتماعي وتفقّد البريد الإلكتروني والمكالمات، ومما يسهل هذه العملية استخدامكِ لبعض التطبيقات التي تحسب وقت إنجاز المهام على هاتفكِ المحمول.
  • خذي فترات راحة منتظمة: أخذ فترات راحة مجدولة يزيد من تركيزكِ، فقد أظهرت الدّراسات أن أخذ فترات راحة قصيرة أثناء إنجاز المهام الطويلة يحافظ على ارتفاع مستوى الأداء، في حين أن إهمال هذا الأمر يؤثر سلبًا في مستوى الإنتاجية.
  • حددي وقت إنهاء المهمة بنفسك: حاولي إعطاء نفسكِ موعدًا نهائيًّا لتسليم المهام أو المشاريع المفتوحة والتزمي به قدر الإمكان، هذا الأمر سيشكل عليكِ ضغطًا ولكنه إيجابي وسيكون بمنزلة حافز يساعدكِ على تحقيق هدفكِ، وستتفاجئين من مدى تركيزكِ وإنتاجيتكِ عندما تستشعرين مرور الوقت.
  • اتبعي قاعدة الدقيقتين: تعدّ هذه القاعدة فعّالة جدًّا في إنجاز المهام الصغيرة، فإذا وجدتِ مهامًّا يمكنكِ إنجازها في دقيقتين أو أقلّ ابدئي بها على الفور ولا تتركيها لتعودي إليها لاحقًا.
  • قللي من الاجتماعات: وفقًا لأحد الباحثين يقضي العامل حوالي 31 ساعة من عمله شهريًّا في اجتماعات غير مثمرة ولذلك قبل تحديد وقت اجتماعاتكِ اسألي نفسكِ عمّا إذا كان باستطاعتكِ تحقيق الهدف نفسه من خلال مكالمة هاتفية أو بريد إلكتروني.
  • اتركي عادة تعدد المهام: قد تعتقدين أن باستطاعتكِ إنجاز أكثر من مهمة في وقت واحد ولكن الواقع غالبًا ما يكون مختلفًا، وجد علماء النفس أن محاولة إنجاز مهام متعددة في وقت واحد يؤدي غالبًا إلى ضياع الوقت وضعف الإنتاجية، ولذلك التزمي بأداء مهمة واحدة في وقت محدد قبل الانتقال إلى إنجاز مهمة أخرى.
  • اغتنمي الفراغ المفاجئ: هذا ينطبق على أي وقت غير متوقع قد تجدينه بين يديكِ فبدلًا من أن تقضيه في التنقل بين وسائل التواصل الاجتماعي أو ألعاب الهاتف استثمري هذا الوقت لتفقد بعض رسائل البريد الإلكتروني أو إنشاء قائمة المهام اليومية ليوم لاحق أو إجراء عصف ذهني لفكرة تحتاجين التفكير بها.
  • التخلي عن الكمال في العمل: عادةً ما يُصاب العاملون بإحباط شديد عند محاولتهم إنجاز مهمة ما على الوجه الأكمل، لأن الواقع والظروف ليست مثالية، فبدلًا من هذا نفّذي مهمتكِ بما تملكين من قدرات وإمكانيات، ويمكنكِ دائمًا العودة إليها وتعديلها أو إجراء تحسينات عليها لاحقًا إن لزم الأمر.
  • مارسي التمارين الرياضية: قد تساعدكِ التمارين الرياضية في تحسين إنتاجيتكِ، وفقًا لبعض الدراسات فإن تخصيص أوقات محددة خلال الأسبوع للمشي أو الذهاب إلى صالة الألعاب الرياضية، يساعد على ضخ الدم وهو ما تحتاجينه لتصفية ذهنكِ واستعادة تركيزكِ.
  • دللي نفسكِ بمنظر جميل: تُظهر بعض الأبحاث أن إضافة عناصر جمالية للمكتب أو مكان العمل مثل النباتات يمكن أن تزيد الإنتاجية بنسبة تصل إلى 15%، ولذلك حاولي أن تزيني مساحة عملكِ بالصور أو الشموع أو الزهور أو أي شيء آخر يشعركِ بالسعادة.
  • قللي من الانقطاعات: المقاطعات القصيرة تؤدّي إلى تغيير في نمط العمل وانخفاض في الإنتاجية ويمكنكِ تقليل المقاطعات من خلال تعيين ساعات العمل أو إبقاء بابك مغلقًا أو العمل من المنزل على المشاريع التي تتطلّب حساسية في التعامل مع الوقت.


كيف تعملين من المنزل بإنتاجية أكبر؟

توجد الكثير من الفوائد للعمل في المنزل، ومنها قدرتكِ على قضاء وقت أكبر مع أطفالكِ وحصولكِ على جدول مرن ومريح أكثر للعمل، ولكنّه في نفس الوقت في نفسه أمر قد يشكّل خطرًا على إنتاجكِ ويسبّب لكِ التشتت والتسويف خصوصًا إن لم تكوني معتادةً على العمل في المنزل، فقد يستغرق الأمر بعض الوقت للتعوّد على التحديات الجديدة التي قد لا تواجهينها في المكتب، ومن النصائح التي قد تفيدكِ في المحافظة على إنتاجية كبيرة في العمل من المنزل ما يلي[٤][٥][٦]:

  • أنشئي مكتبًا لنفسكِ: حاولي أن تجهزي بيئة للعمل من المنزل بإنشاء مكتب للعمل فقط أو على الأقل تخصيص مكان للعمل مثل طاولة، لأن العمل أمام التلفاز وعلى الأريكة سيقدم لكِ العديد من الإغراءات وسيسبب لكِ تشتتًا في إنجاز المهام، وتأكدي من أن مكتب منزلكِ أو المكان الذي خصصتِه للعمل يحتوي على كل ما تحتاجه، مثل الهاتف وجهاز الحاسوب وكرسي مريح وغيرها.
  • حاولي تقسيم أوقات عملكِ على فترات طويلة: العمل من المنزل يتيح لكِ الإنجاز بمرونة أكبر، ولكن إذا كنت تتعرضين للمقاطعة باستمرار، فسيكون من الصعب جدًّا إنجاز المهام، ولذلك حاولي التأكد من حصولكِ على فترات عمل طويلة؛ على سبيل المثال إذا كانت عدد ساعات عملكِ في اليوم ثماني ساعات، قسميها إلى ثلاث فترات؛ الأولى والثانية ثلاث ساعات والثالثة ساعتان، وإذا كنت بحاجة إلى إنجاز مهام خارجية أو الاهتمام بأشياء أخرى، افعلي ذلك خارج حدود وقت العمل، واحرصي على قضاء وقت مناسب في الراحة.
  • أنشئي قائمة المهام: بعد تقسيم عملكِ لساعاتٍ على فترات حددي المهام التي تريدين إنجازها واكتبيها في قائمة، فإن وجود قائمة مرجعية بالأشياء التي تحتاجين إنجازها سيساعدكِ على متابعة تقدمك.
  • قللي عوامل التشتيت وضعي حدودًا للإنترنت: إذا كان الجزء الأكبر من عملكِ على جهاز الحاسوب وعبر الإنترنت، فلا شك أنّك ستواجهكِ مشكلة التشتت عبر الإنترنت وربما ستقعين في فخ مواقع التواصل الاجتماعي بكثرة، لذلك احرصي على إغلاق تبويبات هذه المواقع على متصفحكِ واسمحي لنفسكِ بالدخول إليها قبل بدء عملكِ وفي فترات الراحة فقط، كما من المهم أن تمعني التطفل على مساحة عملكِ من خلال إخباركِ لمن حولكِ من عائتلكِ أو حتى الجيران أنه على الرغم من تغيير موقع عملكِ، إلا أنه لا يختلف عن أي مهنة أخرى تتطلب الخصوصية والتركيز، أخبريهم بساعات عملكِ التي لن تكوني فيها مستعدة للتفاعل معهم، وأخبريهم بالأوقات التي يمكنهم فيها الاتصال بكِ لأن المقاطعات المتكررة قد تسبب لك فقدان التركيز أو المماطلة أو التأخر عن الموعد النهائي لإتمام المهام.
  • أوقفي التأجيل: بعد تقسيمكِ للمهام على الأوقات وكتابتها، افعلي كل شيء مكتوب عليها ولا تتركي جزءًا منها لليوم التالي، لأن هذا الأمر سيدفعكِ للتأجيل دائمًا ويشعركِ بالكسل.
  • اعتني بنفسكِ: تأكّدي من تناول وجبة فطور صحية حتى لا تضطري إلى التوقف عن العمل بسبب الجوع ، وحددي موعدًا لاستراحة الغداء، كما يمكنكِ ارتداء ملابس تجعلك تشعرين وكأنك في العمل ويمكن تحضير وجبات الطعام من الليلة السابقة حتى لا تقضي وقت الراحة في تحضير الطعام بل في أكله لاستعادة نشاطكِ.
  • حددي وقت انتهاء عملكِ: اضبطي منبهًا في نهاية اليوم ليذكركِ بأنّ يوم عملك يقترب من نهايته، لست مضطرة للتوقف في ذلك الوقت بالضبط، ولكن تذكركِ بأن يوم عملكِ قد انتهى يساعدكِ على وضع آخر اللمسات، وتجهيزه للبدء مجددًا في اليوم التالي.
  • اخرجي من بيئة العمل عند انتهائك: تخلّصي من أجهزتكِ الإلكترونية وأدوات العمل تمامًا عندما تنتهين من العمل، وهذا يساعدكِ على إبقاء ذهنك صافيًا بعد العمل وعدم تشتته ويساعدكِ على الاسترخاء وإعادة شحن طاقة للعمل في اليوم التالي.


اكتسبي هذه المهارات لتصبحي أكثر إنتاجية

تقاس قيمة العامل في شركة أو في مجال ما بمستوى إنتاجيته، ولذلك لا بد أن تتقني بعض المهارات التي تجعلك أكثر إنتاجية في عملكِ ومن هذه المهارات[٧]:

  • مهارات صنع القرار: يعتقد الناس أن القدرة على إصدار قرارات سريعة وسليمة أمر سهل وبسيط، في حين أن الواقع يخبرنا بأن هذا الأمر غير صحيح، والصواب أنّه يوجد علم ودراسة وراء القدرة على اتخاذ قرارات صائبة، ومن الممكن للجميع أن يتعلّمها وممّا يساعد على اتخاذ قرار سليم؛ حصر الخيارات وعدم جعلها مفتوحة وتحديد مدة زمنية معينة للتفكير فيها، والاستفادة من التجارب السابقة، وبعد تقليل الوقت الذي تقضينه في اتخاذ القرارات ستجدين أن إنتجايتكِ في العمل تضاعفت، لذا فإنّ اكتسابكِ هذه المهارة يعدّ خطوة أولى رائعة.
  • مهارات إدارة الوقت: حتى تتمكّني من إنجاز كل شيء دون ضعط كبير أو ارتكاب أخطاء، تحتاجين إلى مهارة إدارة الوقت، لأنّك قد تضيعين الكثير من وقتك في أمور ليست أساسية من خلال عدم إعطاء الأولوية لعملكِ بأفضل طريقة ممكنة، ولهذا تعد مهارة إدارة الوقت مساعدة لكِ في شحذ مهاراتك والقضاء على عوامل التشتيت والسماح لكِ بإنجاز المزيد من المهام في الفترة الزمنية نفسها.
  • مهارات التواصل: مهارات الاتصال ترتبط ارتباطًا وثيقًا بتفاعلكِ مع الآخرين، سواء أكانوا زملاءكِ في العمل أو المديرين، وعدم قدرتكِ على إرسال المعلومات المرتبطة بعملك واستقبالها قد تؤدي إلى فقدانكِ لوظيفتك، وما يزيد من مهارات الاتصال لديكِ: كتابة الملاحظات والاستماع الجيد وفهم لغة الجسد فهذه الأمور من شأنها تقليل اضطرابات العمل بسبب سوء الفهم، وسيساعدكِ العمل ضمن فريق في تعزيز مهارات التواصل، كما يمكن أن تساعدكِ مهارات التواصل في الوصول إلى موقع إداري وقيادي في عملكِ.
  • مهارات حل المشكلات: لا بد أن تواجهي مشكلات متعددة خلال حياتكِ المهنية، وحسب تعاملك مع هذه المشكلات إما أن تصبح عقبات لا يمكن التغلب عليها وإما محطات تغيير قصيرة، ومما يساعدكِ في حل المشكلة تحديدها وفهم طبيعتها ثم كتابة الحلول الممكنة والترجيح بين الخيارات وتقييمها ثم البدء في التنفيذ.
  • مهارات إدارة الضغوطات: تعدّ الضغوطات عاملًا أساسيًّا في تقليل الإنتاجية مهما كنتِ جيدة في عملكِ، ووفقًا لدراسات أجريت في هذا الموضوع فإن 70% من العاملين يخسرون ساعة أسبوعيًّا بسبب الضغوطات و20% تضاعف هذا العدد لديهم حتى وصل 5 ساعات أسبوعيًّا، وتختلف الاستراتيجيات المتبعة في تخفيف التوتر والضغط، ومما يساعد في ذلك كتابة اليوميات والتأمل والراحة والاسترخاء.


إليكِ هذه الكتب التي تساعدكِ في فهم الإنتاجية

قراءة الكتب في مجال الإنتاجية سيساعدكِ في تطوير نفسكِ وتحقيق أحلامكِ وطموحاتكِ ومن هذه الكتب[٨]:

  • العادات السبع للناس الأكثر فعالية: مؤلف هذا الكتاب هو ستيفن هوكي وقد استفاد الكثيرون من قراءة هذا الكتاب من الرؤساء إلى طلاب الجامعات في تنظيم أنفسهم والبقاء على المسار الصحيح في تحقيق أهدافهم؛ إذ إن هذا الكتاب يقدم منهجية متكاملة للحياة والعمل ولذلك احرصي على قراءة هذا الكتاب وإضافته لرفوف مكتبتكِ.
  • قوة العادات: كتب هذا الكتاب تشارلز دوهيج، ويكشف الكتاب بطريقة رائعة عن طبيعة العادات وكيفية تشكيلها وتغييرها، وهو مليء بأمثلة واقعية حول كيفية تغيير الأشخاص والشركات لعاداتهم وتسخيرها في سبيل تحقيق أهدافهم.
  • التهم هذا الضفدع: في هذا الكتاب يحفز بريان ترسي القارئ على التوقف عن التسويف والبدء بإنجاز المهام عبر إحدى وعشرين نصيحة استخدمها وطبّقها بنفسه لتحقيق أهدافه، وتعد لغة هذا الكتاب سهلة وسلسة مما يجعله مناسبًا للمبتدئين.
  • قوة الانخراط الكامل: بقلم جيم لوهر وتوني شوارتز اللذان اعتمدا في كتابة هذا الكتاب على أبحاث أجريت على رياضيين من أصحاب الأداء العالي، إذ اكتشف الباحثون أن الرياضيين يبذلون قصارى جهدهم عندما يتحكمون في عوامل معينة في أجسامهم وحياتهم بطريقة صحيحة ومنها الطاقة، ويشرحون في الكتاب المصادر الأساسية للطاقة: الجسدية والعاطفية والعقلية والروحية.
  • غريزة قوة الإرادة: توضّح الكاتبة كيلي ماكجونيجال ما هي قوة الإرادة وكيف تعمل ولماذا، كما أنها تقدم نصائح وتمارين حول تحسين الانضباط الذاتي وقوة الإرادة، ومن الكتب الشبيهة أيضًا كتاب كيف نفكر على طريقة ليوناردو دافنشي لمؤلفه مايكل غلب، وكتاب كيف تنتج جميع المهام للكاتب ديفد آلان.


مراجع

  1. "The Importance of Productivity", uniquedevelopment, Retrieved 15-5-2020. Edited.
  2. Devra Gartenstein (26-9-2017), "Why Is Productivity Important in the Workplace?"، bizfluent, Retrieved 15-5-2020. Edited.
  3. JOHN RAMPTON, "15 Ways to Increase Productivity at WorkEvery minute of your life is gold. Are you treating it that way?"، inc, Retrieved 15-5-2020. Edited.
  4. Julie McCormick, "7 Tips for Productively Working from Home"، lifehack, Retrieved 15-5-2020. Edited.
  5. Bryan Robinson (14-3-2020), "9 Tips To Be Productive When Working At Home During COVID-19"، forbes, Retrieved 15-5-2020. Edited.
  6. Erik Devaney, "How to Work From Home: 20 Tips From People Who Do It Successfully"، blog.hubspot, Retrieved 15-5-2020. Edited.
  7. " The Productivity Skills That Are Key to Career Success", skillsyouneed, Retrieved 15-5-2020. Edited.
  8. Heather Rees, "30 Best Productivity Books You Should Read To Boost Your Productivity"، lifehack, Retrieved 15-5-2020. Edited.